APA & APA Standard Operating Procedure (SOP)
Pada saat ini masih banyak Perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/ budaya perusahaan tersebut. Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki System Operational yang baku dan dibakukan pula. Pada umumnya juga perusahaan dengan tipe seperti ini semua system yang ada dan berlaku disana ada dan dicatat dimasing-masing kepala para key person, dimana para key person mungkin sudah bekerja lama untuk perusahaan ini.
Tetapi tidak semua perusahaan mengenyampingkan hal ini, bahkan di beberapa dan umumnya perusahaan besar mereka sudah memiliki sebuah Departemen tersendiri yang khusus mengurusi System Procedure Perusahaan tersebut. Sedangkan untuk perusahaan skala kecil dan menengah fungsi System Procedure ini terafiliasi di dalam Departemen Accounting atau ada juga yang dibawah Departemen Human Resources.
Memang idealnya System Procedure ditangani oleh sebuah Departemen tersendiri atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang System Procedure harus selalu melakukan review atas System yang sudah ada dan juga pengembangan System tersebut kedepannya. Bilamana perkerjaan tersebut dirangkap oleh PIC tertentu maka hasilnya tidak akan maksimal karena PIC tersebut pasti akan menyelesaikan dahulu pekerjaan utamanya baru kemudian dia akan melakukan review system yang ada. Selain itu ada anggapan PIC tersebut akan membuat system yang lebih menguntungkan departemennya sendiri. Hal ini berbeda bilamana pekerjaan ini ditangani oleh PIC khusus, seorang yang menjabat posisi System Procedure harus mementingkan sisi perusahaan dan Internal Control, tidak memihak departemen tertentu dalam menyiapkan suatu System Prosedure. Ia harus berada di posisi tengah dan harus bisa menjadi seorang mediator antar Departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tentunya tidak mengeyampingkan fungsi dari Internal Control yang baik pula.
TANGGAPAN UMUM KARYAWAN AKAN SOP
- Tambah Pekerjaan, terkesan dengan adanya SOP pekerjaan administrasi akan semakin banyak. Tanggapan semacam ini bisa saja benar bilamana cara-cara dan administrasi lama tetap dipertahankan dan ditambah lagi dengan System baru pada SOP. Jadi seorang karyawan akan melakukan 2 macam cara kerja untuk mencapai suatu tujuan. Sebaiknya tinggalkan cara kerja lama dan beralihlah ke SOP yang sudah disetujui dan disepakati bersama pengaplikasiannya.
- SOP Kaku/ Sakleg/ tanpa kompromi sehingga menggangu operasional Perusahaaan, SOP memang sudah dibuat baku atas kesepakatan bersama. Tetapi dalam pengaplikasiannya bisa saja terbentur oleh Kebijakan dalam SOP tersebut, oleh karena itu dalam pembuatan SOP tentunya Kita harus memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalan SOP tidak dapat dipenuhi dan biasanya sudah diatur didalamnya penanggungjawabnya.
- Kerja Takut Salah dan Tidak Percaya Diri, ada budaya di kalangan para pelaksana bahwa semua aktivitas harus benar-benar sesuai dengan SOP, sehingga bila diperlukan otorisasi maka dimintakan kepada semua pejabat berwenag (tanggung renteng) padalah dalam SOP sudah dibuatkan Surat Keputusan Otorisisi. Hal ini menjadikan alur proses dan waktu yang diperlukan untuk pengananan menjadi panjang dan lama. Sebaiknya sifat seperti ini dihindari, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.
NILAI POSITIF DARI SOP
Hal-hal positif yang dapat dirasakan dengan sudah adanya SOP di Perusahaan diantaranya :
- Aturan Main yang Jelas, Perusahaan memiliki acuan operasional yang baku. Diharapkan aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
- Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.
- Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut.
- Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)
FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB HEAD SYSTEM PROCEDURE
Sekarang marilah Kita lihat fungsi utama yang harus dijalankan oleh seorang pemimpin Departemen System Procedure:
- Menyiapkan Anggaran Departemen, Anggaran diperlukan dalam upaya untuk mewujudkan action plan Departemen
- Merencanakan, mendesign, mengimplementasikan System Procedure yang akan dibuat. Hal ini tentunya didahului dengan tahapan lainnya seperti survei, memahami bisnis usaha, mempelajari kondisi saat ini, estimasi biaya, dan lain sebagainya.
- Memberikan penjelasan dan menpresentasikan SOP yang dibuat. Kemampuan ini sangatlah penting terutama dalam mengakomodasi kepentingan dari beberapa Departemen yang ada.
- Memberikan masukan untuk pengembangan System Perusahaan
- Dapat bekerjasama dengan baik sebagai team dengan semua Departemen dalam perusahaan.
ISI MANUAL SOP
Apa saja yang harus terdapat dalam sebuah Manual SOP, mari Kita lihat satu persatu hal utama yang ada dalam sebuah SOP:
- Persetujuan, Persetujuan disini dapat disesuaikan dengan kondisi setiap Perusahaan. Siapa saja yang harus menandatangani SOP tersebut.
- Tujuan, untuk kepentingan apa SOP ini disiapkan
- Definisi, Karena SOP ini bersifat umum bagi semua orang, maka definisi menjadi hal penting yang perlu distandarisasi. Semua pembaca SOP diharapkan memiliki satu pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada dalam SOP tersebut.
- Kebijakan, Aturan main untuk sebuah system juga perlu disiapkan untuk kelancaran pelaksanaan SOP tersebut.
- Penjelasan Prosedur, yang dimaksud penjelasan disini bisa ditungkan dalam beberapa macam bentuk, ada dalam bentuk chart atau gambar, narasi, juklak (intruksi kerja sederhana). Hal ini bertujuan agar mengakomodasi semua kebutuhan pembaca SOP tersebut.
- Lampiran, dapat juga diberikan lampiran yang berisi semua hal yang berhubungan dengan SOP tersebut, misalnya: contoh formulir, contoh laporan, dan sebagainya.
SYMBOL DALAM SOP
Symbol yang digunakan dalam SOP umumnya untuk membantu memberikan penjelasan sebuah prosedur yang dituangkan dalam bentuk Flowchart atau gambar.
Berikut adalah sebagian contoh dan arti beberapa symbol yang umum digunakan:
@copywrite
TAHAPAN PEMBUATAN SOP
Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP. Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :
- Bisnis Usaha, Pelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan Kita buat SOP-nya. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
- Survei, Lakukan survei lokasi yang akan disiapkan system-nya. Lakukan juga interview bila diperlukan.
- Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
- Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan
- Pilih system terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
- Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team terakit, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
- Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
–*
IMPLEMENTASI SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan perlu dilakukan implementasi. Berikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan system tersebut.
Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP
REVIEW SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasi perlu dilakukan review atas SOP tersebut minimal 1 (satu) tahun atau pun kurang setelah SOP tersebut diimplementasikan.
Hal ini penting sekali mengingat system yang baru dicoba terkadang timbul permasalahan baru yang tidak Kita prediksi sebelumnya dan harus dengan cepat pula Kita selesaikan agar tidak menggangu operasional perusahaan.
Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
SUKSES PENERAPAN SOP
Kesusksesan Perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, diantaranya :
- Support Semua Departemen, Karena SOP umumnya banyak aktivitas yang listas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala Departemen men-support penerapan SOP ini di Departemennya masing-masing. Meberikan pengarahan dan intruksi kepada bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
- Komitment Pimpinan Perusahaan, Karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam Perusahaan dan disetujui oleh para Pimpinan Perusahaan maka komitment para Pimpinan di Perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP Perusahaan sangatlah penting dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan tertentu untuk tidak menjalankannya. Bila hal tersebut terjadi maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya.
Related Topic Link:
SOP ditujukan untuk siapa …???
SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses
Kepemimpinan dalam penerapan SOP
6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance
toserba77 
pak saya mahasiswa akhir melakukan penilitian tentang SOP trus pak saya bingung pertanyaan pertanyaan apa saja yang z harus tanyakan pada perusahaan untuk mndapatkan data yang sesaui dgn aspek aspek yg berhubungan dengan SOP.trima kasih mhon infonya pak
salam bang toser…bisa minta contoh sop jasa resort/villa dan restoran …makasih banyak
Selamat siang Gan..
mau nanya dong. kalo standard operational procedure nya untuk penyewaan tempat usaha ada artikel atau refrensi nya gak ya gan?
saya mau buka sejenis food court gitu gan, tapi pengen dari awal ada SOP nya.
Mohon bantuannya gan, terimakasih..
Yang perlu disiapkan secara sederhana diantaranya
1.pendaftaran menjadi member food court
2.perjanjian sewa
3.sistem penagihan dan pembayaran
4.system operasional food court itu sendiri (tergantung mau mengelolanya bagaimana)
Dear pak toser.. Thks untuk artikel2 yg menarik..
Menilik banyaknya respons org2 yg “awam” dibidang sop, sedangkan dilain pihak bnyk perusahaan yg menuntut pemahamam karyawannya di bidang ini, apakah bapak berminat melakukan pelatihan singkat dlm design-penerapan sop? Jika ada mohon info waktu, biaya & lokasi pelatihannya.. Matur nuhun..
salam kenal bang Toser. … Artikel bagus.
Kebetulan saya lagi bingung buat SOP div Marketing untuk jasa pesan-antar makanan via e-commerce tolong bantu klo punya contoh sederhana. trima kasih sebelumnya
Pak Susanto,…….. Bapak mulai dari yang sederhana dengan membagi proses besar e-commerce untuk jasa pesan antar makanan tersebut dalam beberapa proses. Misalkan diawali dari proses penerimaan pesanan, proses pembayaran, proses verifikasi pesanan dengan pembayaran, proses antar, proses verifikasi penerimaan.
salam kenal bang Toser, artikel bagus… kebetulan saya lagi bingung buat SOP div Marketing untuk usaha layanan pesan antar makanan via e-commerce bisa minta tolong klo ada contoh sederhana ?
Artikel bagus.. salam kenal Bang Toser, minta tolong punya contoh SOP untuk bidang marketing jasa pesan antar makanan ? trima kasih sebelumnya
Slmt mlm ada contoh SOP buat pekerjaan Retaining Wall Batu kali gak ??
Mksh sblmnya
salam mas bro..
saya minta bantuannya bisa tidak dibuatkan SOP Koperasi karyawan simpan pinjam
thanks ya,
bisa saja tidak sulit kok yang penting semua rule sudah jelas diawal
mas nanya yah…
saya bekerja di suatu perusahaan dagang sebagai staff internal control dan system and procedure.. Saya cerita dulu yah mas, saat SOP telah dibuat, saya diharuskan melakukan pemeriksaan selama 2 minggu sekali untuk mengetahui apakah SOP tsb dijalankan atau adanya hal2 yang kurang dari SOP yang telah dibuat, yang menjadi pertanyaan :
1. Apakah waktu pemeriksaan yang saya lakukan (2 minggu sekali) terlalu cepat, karena setelah saya melakukan pemeriksaan, saya diharuskan membuat laporan hasil pemeriksaan yang nantinya akan saya presentasikan ke atasan saya
2. Apakah setelah presentasi laporan hasil pemeriksaan, saya harus mencetak laporan tsb untuk diserahkan ke atasan ybs yang telah saya periksa beserta SOP yang telah direvisi dan telah ditandatangani oleh atasan saya
3. Sedangkan divisi yang saya periksa SOP-nya, meminta laporan hasil pemeriksaan SOP beserta SOP yang telah direvisi 1 minggu sebelum pemeriksaan berikutnya, jika tidak saya tidak dapat melakukan pemeriksaan berikutnya
maaf mas banyak banget yang ditanya, tolong dijawab secepatnya yah mas….
terima kasih banyak yah mas…..
Yusi,
Rasanya untuk penerapan SOP baru perlu waktu untuk melakukan review, 2 minggu adalah waktu yang sangat pendek sekali. Saya pikir idealnya 6 bulan baru dilakukan reviewnya.
Hasil pemeriksaan tentunya harus ditindaklanjuti baik dari sisi penanggungjawab SOP dan dari Departemen yang berkepentingan. Manajemen diperlukan sebagai penengah dalam hal keputusan.
salam,
Mas minta tolong format SOP untuk perusahaan jasa perakitan televisi bagaimana yah…saya masih awam banget tentang SOP ini! terima kasih
Mas Dedy….
Untuk SOP tidak memiliki format standard, bentuknya bisa berlainan tiap perusahaan. Tetapi isi yang ada dalam SOP mungkin hampir sama. Silahkan buka artikel yang saya tulis dan berhubungan dengan hal ini.
Bilamana yang dimaksud adalah SOP apa saja yang ada didalam perusahaan Mas Dedy, mungkin bisa diberikan gambaran nya dulu yang saat ini ada.
salam,
salam kenal Bang Toser,
Saya mau tanya kira2 mas punya gag SOP untuk marketing?
Sekian dan terima kasih.
Salam kenal juga buat Mas Wim,
Wah perusahaan tempat Mas WIm bekerja berarti sudah sangat memperhatikan tertib administrasi sepertinya.
Betul sekali SOP yang sudah dibuat dan diimplementasikan perlu dilakukan pemeriksaan secara berkala. Karena SOP didalamnya terdiri dari policy, dokumen, dan Otorisasi penandatangan dokumen……… maka semua aspek tersebut harus dilakukan pemeriksaan.
Sebaiknya tentukan dulu ruang lingkup pemeriksaan dan periode pemeriksaan agar tidak terlalu melebar. (disesuaikan dengan kebutuhan).
Buat juga working paper pemeriksaan yang dapat membantu untuk support akan hasil pemeriksaan nantinya.
salam,
Salam kenal Bang Toser,
Perusahaan tempat saya bekerja sudah memberikan fokus khusus mengenai SOP ini. Bahkan ada departemen tersendiri yaitu Departemen Risk Management, yg salah satu tugasnya adalah membuat SOP perusahaan.
Pertanyaan saya ketika SOP tsb sudah dibuat, disosialisasikan, maka penting pula untuk secara berkala melakukan audit berdasarkan SOP. Bang Toser bisa bantu apa sih langkah standar untuk melakukan audit atas SOP tsb. Thanks ya Bang……
Salam kenal juga Sdr.Adi……
Saya berharap Sdr.Adi sudah memegang SOP pelayanan PLN…. bila hal ini belum ada berarti harus segera diminta.
Biasanya dalam SOP tersebut akan ada dokumen yang harus digunakan atau diisi oleh pihak terkait. Mungkin dapat dimintakan dokumen yang digunakan tersebut, dihitung jumlahnya dan dibandingkan dengan yang seharusnya. Dari data tersebut akan terdapat varian tentunya yang bisa menjawab pertanyaan sdr.
salam,
Salam kenal….
Mas saya mahasiswa semester akhir ingin meneliti mengenai implementasi SOP di bagian pelayanan PLN di kota saya. saya masih bingung cara menguji implementasi SOP sebaiknya menggunakan teknik apa dan unsur apa aja harus diuji. tlg bantu saya mas…
Terima kasih banyak sebelumnya..
Salam kenal juga………
SOP tentunya akan lebih baik ada untuk setiap departemen. Bilamana ingin administrasi yang lebih baik maka SOP perlu dilengkapi untuk departemen yang belum memiliki SOP, termasuk departemen internal audit di perusahaan anda yang belum memiliki SOP.
Jobdes Internal audit tentunya harus anda ditanyakan kepada Departemen HRD.
Tentunya juga anda yang merupakan bagian dari Departemen Internal Audit mengetahui dengan pasti kegiatan departemen anda. Nah anda bisa beranjak dari situ untuk memulai dan menentukan pembuatan SOP tersebut.
salam,
Bang Toser, salam kenal ya…
saya mau tanya donk…saya dari divisi internal audit disuruh buat SOP untuk divisi ini, bisakah mas bantu saya untuk membuat contohnya?
Perlu saya terangkan, perusahaan saya bergerak di bidang jasa keuangan, nah yang saya bingung kan masing-masing divisi seperti divisi finance, accounting, hrd masing-masing istilahnya jelas job desc nya, nah kalau divisi IA ini kan memeriksa mereka, nah sekarang saya disuruh buat SOP divisi IA, saya jadi bingung…
jujur saya baru sekali di dunia ini dan sebelumnya belum pernah, tolong bantu saya Bang, klo bisa lewat email saya juga tdk apa-apa, pikiran saya sudah buntu, deadline seminggu lagi…tolong saya Bang Toser,,,
Terima kasih
salam kenal,
Mas, bagaimana cara buat SOP Purchasing di Perkebunan Kelapa sawit?
terimakasih.
salam kenal Mas.anthonyus,
Kalo untuk proses langkah-langkah pembuatan SOP dapat dibaca pada artikel yang sudah saya publish. Semoga cukup membantu.
Secara umum SOP pembelian hampir sama untuk berbagai bisnis usaha.
salam,
Salam kenal juga Mas Andhek,
Mas, coba dibuat saja SOP nya yang sederhana untuk keperluan usahanya. Sayangnya saya tidak punya contoh yang dimaksud. Nanti kita diskusikan kalo saya diberi kesempatan.
salam,
salam kenal, wah hebat Bang Toser udh lebih dari setaun sabar nangani pertanyaan2 seputer SOP. hehe. saya cuma mau tanya Mas, punya contoh SOP nda’ utk perusahaan dagang skala kecil/sedang? Sy sudah lumayan baca teori dan penjelasan2 diatas, cuma’ belum ada gambaran jelas ttg bentuk SOP itu spt apa. tks
Salam Kenal Pak John,
Menurut Saya karena aktivitas Departemen tersebut sudah sangat jelas dan sepertinya Bapak sangat menguasai sekali jadi akan sangat mudah dan sangat membantu dalam proses pembuatan SOP itu sendiri.
Untuk hal diatas dapat disiapkan beberapa SOP yang mendukung, diantaranya:
1.Prosedur Pengadaan Kendaraan
2.Prosedur Perawatan Rutin Kendaraan
3.Prosedur Perpanjangan STNK dan Asuransi Kendaraan (bila ada)
4.Prosedur Klaim Kerusakan
5.Prosedur Peminjaman Kendaraan
6.Prosedur Uang Muka Operasional kendaraan dan Pertanggungjawabannya
7.Prosedur Penjualan Kendaraan
mungkin sekilas itu saja dulu, bilamana diperlukan dapat dikembangkan lagi prosedur lain sesuai dengan kebutuhan.
salam,
seruuuuuu banget gabung disini
saya bisa dapet info pelatihan SOP dimana mas ya
kebetulan jangkauan info baru di tempat saya masih sangat jauh
di Lombok jarang yang beginian.
yang mau membantu hubungi saya di 081997961705
saya butuh SOP untuk dinakisasi kerja di sekolah dasar.
Salam Sukses Bang Toser
Kebetulan saya search di internet mengenai SOP karena saya sedang mencari informasi untuk pembuatan SOP di Bagian Kendaraan dan pada akhirya saya menemukan topik pembahasan di blog ini.
perusahaan saya kebetulan bergerak di bidang penerbitan & distributor buku dan memiliki banyak kendaraan yaitu motor yang jumlahnya -/+ 200 unit lebih dan mobil -/+ 80 unit.
dan saya sebagai Koordinator Kendaraan di lingkungan kelompok perusahaan saya yang bertanggung jawab untuk mengelola management kendaraan dan perawatannya serta kontrol perawatan setiap kendaraannya.
dan melalaui hal ini saya mohon bantuan dari Bapak untuk standar pembuatan SOP di bagian kendaraan.
berikut ini saya informasikan linkup pekerjaan yang selama ini kami lakukan di bagian kendaraan:
1. Dokumen Kendaraan (Motor & MObil) , seperti :
a. Dokumen Fisik, diantaranya:
– STNK,BPKB, Faktur Pembelian, Sertifikat Kendaraan, Form “A” u/ mbl
CBU, Polis Asuransi kendaraan, Surat Kontrak Leasing, KIR, Surat IBM
(Ijin Bongkar Muat)
– Dokument serah terima mutasi kendaraan (Motor & MObil)
b. Dokumen Non Fisik diantaranya:
Data lengkap Master Kendaraan (Motor & Mobil), Data biaya Pajak
kendaraan, biaya premi asuransi kendaraan
c. Surat menyurat untuk semua yang berhubungan dgn kendaraan,mutasi
kendaraan, transaksi mutasi kendaraan
2. Peremajaan & Pengadaan Kendaraan (Motor & MObil)
– Peremajaan dilakukan dengan cara mengajukan surat usulan atas kondisi
dan usia kendaraan
– Pengadaan kendaraan setelah usulan peremajaan di approved
– Pengadaan spare parts
3. Lelang Kendaraan
Pengajuan ke perusahaan untuk pelelangan kendaraan yang sudah masuk
batas usia peremajaan sesudah usulan peremjaan disetujui
4. Maintenance Kendaraan
hal yang dilakukan selama ini yaitu pengecekan kendaraan secara terjad-
wal, pembuatan standar perawatan, Standar pengecekan, pemberian
teguran lisan/tertulis atas kelalaian pemakaian & perawatan kendaraan,
kontrol ke bengkel rekanan atas kwalitas pekerjaan bengkel, mengecek
kendaraan (Motor & MObil) yang mengajukan service ke bengkel
5. Klaim Asuransi Kendaraan
membantu secara administrasi proses klaim kerusakan untuk body
kendaraan (mobil) dan melakukan klaim ke asuransi untuk sepeda motor
yang hilang.
Dan pekerjaan lainnya yang berkaitan dengan bagian kendaraan.
demikian sekilas gambaran pekerjaan yang selama ini kami lakukan di perusahaan kami pada Bagian GA Div. Kendaraan.
Untuk hal ini saya mohon bantuan dari Bapak untuk memberikn gambaran buat saya dalam proses memulai pembuatan SOP di bagian kendaraan.
sebagai informasi tambahan bagian kendaraan juga berkaitan dengan Departemen lain, seperti, Keuangan, Akunting, Pemasaran, Umum Perusahaan,Redaksi dan Penerbit dalam hal pemnjaman kendaraan.
sebelum dan sesudahnya saya ucapkan banyak terima kasih atas bantuan dari Bapak.
Jika Bapak berkenan, mohon inforomasinya dikirimkan ke email saya : bangjohn79.agromediagroup@gmail.com.
salam kenal..
saya mw bertanya bagaimana cara membuat SOP perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan??
saya awam dengan tugas tersebut.
Salam kenal juga,
mungkin yang dimaksud adalah perusahaan yang bergerak dalam bisnis trading.
Tentunya yang perlu disiapkan adalah proses apa saja yang ada didalamnya. Misalnya proses penerimaan barang, proses pemesanan, proses pengeluaran dan pengiriman barang, proses penagihan dan pembayaran.
salam,
Salam kenal Susi,
Betul sekali banyak sekali yang perlu disiapkan SOP-nya bila belum ada. Melihat informasi yang disampaikan, mungkin ada baiknya SOP dibedakan dahulu untuk pendidikan dan non pendidikan (asrama, dll kalo ada).
Dalam Pendidikan banyak juga SOP yang perlu disiapkan, contoh mulai dari proses seleksi dan penerimaan siswa, proses pengajaran, kebutuhan operasional sekolah, Proses administrasi keuangan, dsb.
Sedangkan untuk non pendidikan, SOP dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Dalam kasus ini asrama yang didalamnya bisa memuat prosedur penerimaan siswa asrama, proses perawatan asrama, dll.
Untuk lebih detailnya dalam setiap proses masih harus dipaparkan lagi dalam SOP yang akan dibuat nanti.
salam,
Selamat Sore dan salam Kenal Bang Toser..
Kami sedang mencoba membuat SOP untuk Pesantren Kami Bang Toser. Di sini ada asrama, ada sekolah setingkat Aliyah dan Thanawiyah. Seberapa datail sebuah SOP itu Bang Toser, mengingat begitu banyak hal dalam dunia pendidikan.. Mohon masukan dan bantuannya
Salam
Susi Moeis
Semua pekerjaan tidak danya SOP memang akan memberikan hasil yang lebih baik bilamana dilakukan oleh orang yang tepat pada bidang pekerjaan tersebut.
salam,
mau tanya lagi….
emang bener yaaa SOP itu harus dibuat sama yg ahli dibidang SOP ini??
Sdr.Lilis,
Ada baiknya SOP itu cukup detail, tetapi harus juga dipertimbangkan siapa user-nya, bilamana pelaksana ya pasti perlu detail, tetapi untuk management mungkin tidak perlu sedetail itu.
salam,
siang pak..
maaf klo sy rada bawel..
sudah membuat SOP pemesanan packaging, (ya msh draft sih)..
sy sdh tanyakan ttg sop sy ke pimpinan.. tp kt’y msh slh
sy mw tnya SOP itu sbnrnya bawa-bawa dokumennya ga sih (mksdnya hrs detail dokumennya)….
tengkyuuu byk
Sdr.Lilis,
untuk memulai revisi tertentu, sebaiknya dilihat dari prioritas kepentingan prosedur tersebut. Bilamana atasan sdr sudah menentukan pilihan berarti sdr tinggal menjalankannya saja.
Bilamana saya ditanya harus memulai dari departemen mana SOP tersebut dilakukan revisi, maka mungkin saya memerlukan informasi lebih seputar bisnis dan struktur organisasi dari perusahaan sdr.
salam,
sy sdh di suruh memulai merevisi SOP dept. supply chain pak..
namun yang sy binung dan bikin stress adalah..
saya harus mulai mengerjakan dr mn??
apakah ke jobdesk msg2 bagian msl’y dr stock keeper,team leader..
atau lgsg saja saya tanya mengenai SOP yang sudah jadi itu…
sy bener2 bingung pak.. heheee
coba mulai dari SOP yang ada sekarang , dipelajari dan dianalisa apakah masih perlu dilakukan revisi atau belum.
Kalo ada yang dirasakan perlu buat usulannya.
salam,
iya pak saya juga sudah melakukan review dan wawancara pada dept. terkait… setelah dilakukan wawancara koq saya malah pusing, mungkin karena saya blm pnh krja jd bisnis itu sprti apa jg sy ga tw kn…
jd sy revisi SOP yg sudah ad dengan bermodalkan pengetahuan sy wktu kliah saja..
udh gitu sy sndrian yg merevisi SOP tsb smw dept.
saat ini sy disuruh merevisi dept supply chain trlbh dahulu, stlh dept. ini slesai maka lnjut ke dept slnjutnya..
menurut bpk bagaimana??
tolong berikan masukan pd sy..
trima kasih…….
salam kenal juga sdr.Budi,
Wah cukup banyak ya yang harus anda siapkan… ada 4 topik.
Mengingat banyaknya topik yang perlu disiapkan, mungkin saya hanya memberikan gambaran salah satunya saja.
Untuk Pengadaan Barang misalnya yang perlu diperhatikan dan dilakukan diantaranya menentukan cara:
1.permintaan kebutuhan barang tersebut.
2.pengadaan barang tersebut.
3.Peneriman barang.
4.Retur Barang/ garansi
5.Pembayaran
6.siapkan juga dokumen yang berhubungan dengan aktivitas diatas
7.Otorisator pelaksana juga perlu ditentukan diawal
Mungkin itu sebagai gambaran sederhana yang dapat saya berikan, untuk topik lainnya mungkin dapat dilakukan hal yang sama juga.
semoga membantu.
salam,
salam kenal Bang Toser,….
ini koperasi baru di bentuk dan akan menangani beberapa bidang kerja
saya diminta untuk mebuat SOP koperasi tentang :
1. SOP pengadaan barang
2. SOP simpan pinjam
3. SOP jasa sewa / angkutan transpartasi
4. SOP kontrak kerjasama para suplyer batu bara
pertama apa yang harus lakukan untuk membuat SOP tersebut mohon bimbingannya terimakasih
pagi mas…..salam kenal,boleh minta email address mas,bnyk yg mau saya konsultasikan klo gak kberatan membantu…he he..thx!!!
Salam kenal juga dari saya,……
silahkan upload saja pertanyaannya disini, semoga saya bisa membantu anda dan kita dapat belajar bersama-sama dengan teman yang juga.
salam,
Silahkan saja Sdr.Nuril
semua tulisan ini adalah hasil karya tulis saya, maka mohon
Jika Anda Mengcopy Paste Atau Mengutip Tulisan-Tulisan Dari Blog Ini, Mohon Selalu Mencantumkan Sumber Dan Nama Penulisnya.Terima Kasih,
Salam juga buat Sdr.Lia……..
Tentunya untuk membuat SOP yang lebih detail Kita harus mengetahui dan menguasai dahulu semua aktivitas yang terjadi pada bidang yang akan Kita siapkan SOP-nya. Tetapi harus diingat juga jangan sampai SOP yang sangat detail sekali akan menajdi bumerang untuk kita sendiri.
Untuk formulir di-disgn sesuai dengan kebutuhan, diusahakan agar formulir tersebut dapat digunakan oleh user dengan mudah.
salam,
terima kasih untuk ilmunya Mas.
saya mau menggnakan untuk referensi paper saya, ini referensinya dari mana ya Mas? terima kasih sebelmnya.
Salam kenal Bang Toser….
saya bekerja di instansi pemerintah bidang perijinan, saya sedang membuat SOP dibagian saya, yang saya mau tanyakan, bagaimana agar SOP yang kita buat bisa lebih detail, dan bagaimana prinsip membuat formulir yang harus diisi setiap pelaksana, terima kasih.
Salam kenal Estu,………
Wah selamat ya atas usaha anda yang semakin maju.
Tepat sekali bila pengembangan usaha disandingkan dengan administrasi yang baik pula.
Sehubungan dengan Usaha yang anda miliki dalam bidang jasa, maka menurut saya akan lebih sederhana SOP yang diperlukan. Malah yang perlu ditonjolkan adalah SOP yang benar-benar sifatnya teknis.
Secara umum yang perlu dipersiapkan diantaranya:
1. prosedur penerimaan order (dengan berbagai media yang siap anda layani)
2. prosedur yang cukup teknis (tergantung dari jasa apa saja yang akan anda berikan pada konsumen)
3. prosedur pembayaran
4. prosedur pengadaan barang/material
Masih terdapat beberapa prosedur lainnya untuk menunjang prosedur umum diatas, terlebih bila akan menjadikannya usaha waralaba. Harus dipersiapkan SOP yang lebih lengkap lagi.
salam,
Salam kenal dengan Anda “Sdr.Ujo”…..
Wah sangat sulit bagi saya untuk menjelaskan cara membaca SOP yang anda miliki, mengingat saya tidak pernah melihatnya.
Tetapi begini saja…….. cari tau dahulu istilah gambar yang digunakan dalam SOP tersebut, selanjutnya bacalah secara perlahan narasi dari SOP tersebut disertai dengan gambar.
Yang terakhir bila masih sulit dipahami, mintalah bantuan teman anda, terutama mereka yang memberikan anda SOP dan mengintruksikan SOP ini dijalankan.
Mintalah mereka untuk mempresentasikan , memperkenalkan SOP yang sebelumnya belum ada. Mungkin teman anda yang lain juga mengalami permasalahan yang anda hadapi juga.
salam,
Salam kenal Bang Toser..
boleh curhat sedikidit ga pak… aku udah lama bekerja di sebuah perusahaan tapi selama ini tidak ada SOP nya,, baru-baru ini ada tiba2 sudak ada SOP dan semua departemen sudah dibagikan SOP masing2..
dalam SOP itu ada gambar2 flowchart yang tidak aku mengerti pak…tolong pak jelaskan,,, karena aku kesulitan membacanya. mohon bantuannya ya pak,,…
Salam kenal…..
Saya mau minta petunjuk untuk pembuatan SOP, kami mempunyai usaha yg bergerak di bidang jasa “Executive Barbershop”, kami berencana untuk tahun 2011 akan membuat usaha kami menjadi usaha waralaba.
Saya minta kalau bisa tolong dikasih suatu gambaran point point yg penting untuk membuat suatu SOP untuk jasa Barbershop.
Mohon bantuannya pak
pak ,, mohon kasih contoh gambar flowchart dan penjelasannya dengan bahasa yang gampang dimengerti pak,,, makasih sebelumnya ya pak
salah satu contoh sop perusahaAN RETAIL APA ?
terima kasih atas tanggapannya…
“Untuk perusahaan bakery dapat dibagi dalam beberapa proses, diantaranya:
1.proses penerimaan order
2.proses scaling
3.proses produksi
4.proses delivery
5.proses pembayaran
6.proses pembelian material”
kalo boleh saya tau… dari ke-6 item diatas, apa saja yang kira-kira harus ada didalamnya?
salam kenal juga mas saepul,………
senang sekali saya mendengar anda ingin membuat dan menerapkan SOP dalam usaha anda.
Untuk memulai yang sederhana SOP dapat juga dituangkan dalam bentuk narasi yang penting SOP tersebut disosialisasikan untuk semua karyawan yang terlibat di dalamnya.
Untuk perusahaan bakery dapat dibagi dalam beberapa proses, diantaranya:
1.proses penerimaan order
2.proses scaling
3.proses produksi
4.proses delivery
5.proses pembayaran
6.proses pembelian material
salam,
selamat pagi Bang Toser
Salam kenal dari saya, saya sangat tertarik mempelajari artikel anda dan menyimak diskusi yang cukup panjang lebar. Namun berhubung basic saya bukan di bidang manajemen, rasanya saya masih kurang paham. Ada rencana saya untuk memulai usaha sendiri (perusahaan bakery) yang insya Allah bulan Desember ini akan dimulai. Saya menilai memang cukup penting untuk membuat suatu SOP sebagai bentuk panduan baku bagi sebuah perusahaan/ Bidang usaha. Berhubung bisnis yang akan saya jalani ini bersifat sekala kecil, rencana saya ingin membuat SOP dalam bentuk seberhana, namun dapat membackup semua aktivitas kerja dari usaha itu sendiri.
Jika Bapak Tidak Keberatan saya berharap dapat dikirimkan Via email (serotea10@gmail.com) untuk contoh SOPnya sebagai dasar untuk membuat SOP bagi usaha saya.
Terima kasih saya ucapkan sebelumnya
semoga semua yang dilakukan dapat membantu
pengusaha2 indonesia agar lebih profesional.
Wassalam.
salam kenal…..
saya mau tanya nihhh, apakah SOP berlaku juga buat perusahaan
yang kecil, karena tempat kerja saya kesejahteraan minim bgt….
thanks
salam kenal juga, ferinando.
SOP berlaku di mana saja tidak ada batasan perusahaan besar atau kecil. Tergantung management perusahaan atau pemilik untuk membuat internal control yang lebih baik terhadap perusahaannya atau tidak.
salam,
Salam kenal Joe……
Menurut pendapat saya, SOP memiliki nilai yang penting baik bagi Perusahaan dan juga Karyawan Perusahaan. Mengapa demikian…? Sedikit banyak hal ini sudah saya ulas dalam artikel saya diatas. Diantaranya adalah:
1.Aturan Main yang Jelas. Jelas bagi perusahaan dan juga karyawan perusahaan. Tindakan atau perlakukan saling menyalahkan dan melempar tanggungjawab dapat diminimalisasi.
2.Dokumen yang digunakan sudah Standard. Semua level Karyawan dapat menerima dokumen yang digunakan.
3.Mencerminkan Perusahaan tersebut rapi dalam administrasi yang efeknya akan mengangkat image dari perusahaan tersebut. Karyawan memiliki kebanggaan tersendiri bila dapat bekerja di perusahaan tersebut. Dan menjadi nilai positif untuk pengembangan karir dengan pengalaman yang dimilikinya.
4.Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)
SOP berkaitan dengan struktur organisasi perusahaan. Pembuatan dan juga Implementasi SOP harus didukung dengan struktur organisasi yang jelas.
Perdebatan dalam membuat SOP itu adalah hal yang biasa. Terutama perusahaan yang belum memiliki SOP. Bayangkan bila anda memiliki kebebasan dan sekarang dengan adanya SOP kebebasan tersebut akan berkurang.
Jadi SOP itu akan menguntungkan keduabelah pihak bila dilaksanakan secara bersama-sama.
salam,
Salam Bang Toser,,,
Boleh ikutan ga di topik ini……?
Memangnya seberapa penting kah SOP itu dibakukan/ ditulis?
Apakah SOP tertulis itu suatu keharusan?
Apa efek negatif dan positif dari SOP yang baku?
Apa hubungan SOP dengan Struktur Perusahaan?
Maaf ya mas pertanyaan kebanyakan? Soalnya penasaran banget nih. Di perusahaan tempat saya pernah kerja ada perdebatan tentang SOP ini… sampai berujung ketidak-sukaan diantara beberapa departemen.
TQ banyak buat jawabannya y Pak.
. boleh nanyak gag,, pengertian sop diatas itu dah termasuk proses membuat sop ( tentang pengiriman barang ) gag ??
. soalnya saya ada tugas tentang sop pengiriman barang .
Sdr.Lisa,
pertanyaan yang sdr sampaikan tidak begitu jelas, saya coba jawab dan semoga jawaban itu yang sdr maksud.
Dasar pembuatan dan langkah penyusunan SOP tentunya sama saja untuk semua prosedur yang akan sdr buat.
Umumnya untuk pengiriman barang didasari dari permintaan marketing yang disampaikan ke bagian gudang. Gudang akan menyiapkan DO untuk pengiriman ke pelanggan.
Untuk lebih detailnya dapat dikembangkan sesuai dengan standard internal control perusahaan.
salam,
dear Bang Toser,
aku dian, kenetulan di kantorku br dibentuk team HR..
kira2 bokeh ga kl aku dikrimin dlow chart “HRMS” yg ada diatas …
terima kasih..
dear Bang Toser,
boleh ga ya kalo aku minta dikirim flow shart “Human resources management system” yg ada diatas…
pls info….makasih banyak ya mas…
Salam kenal sdr. Raharjo,
Saya coba jawab ya……..SOP dalam perusahaan ada yang dikelola oleh departemen tersendiri tetapi ada juga yang fungsinya dirangkap oleh departemen tertentu. Nah untuk kategori yang terakhir itu biasanya SOP berada dibawah Departemen Finance Accounting. Penentuan perlu adanya departemen yang mengelola SOP di perusahaan sepenuhnya tergantung kepada kebutuhan management perusahaan tersebut.
Untuk perusahaan yang sudah cukup besar biasanya mereka memiliki departemen tersendiri untuk mengelola SOP perusahaan.
Semua perusahaan memiliki SOP baik dapat dirasakan/ dilihat langsung maupun tidak. Contoh sebuah perusahaan dikatakan tidak memiliki karena hanya dilihat secara fisik SOP di perusahaan tersebut tidak ada, tetapi aturan main di perusahaan tersebut tentunya sudah ada hanya belum dibakukan secara tertulis.
semoga membantu.
salam,
salam kenal juga ya mas
Oooo,, begitu ya mas. Sekarang aku dah ngerti..
boleh nanya lagi ya mas.. aku udah baca tanggapan mas Alfri yang dipost 17 maret lalu mengenai cara nya buat SOP,,, kalo menurut mas sendiri bagamana membuat SOP dan tahap-tahap nya. terus,, boleh minta tolong ga mas kalo ga keberatan, kasih aku bentuk SOP yang dibakukan secara tertulis dunk mas,, soalnya aku belum pernah liat SOP tertulis,,,, soalnya di tempat kerjaku sekarang setau aku ga ada SOP bakunya seperti yang mas jelasin diatas….? makasih y mas buat tanggapan pertanyaanku tgl 17 sept mggu kmrn
Salam Bang Toser,,
saat baru pertama liat blog ini, saya sangat tertarik dengan topik pembahasan dan isi “APA & APA Standard Operating Procedure (SOP)”. mau nanya dikit boleh ya mas? Kalo sebuah perusahaan ingin membuat SOP nya sendiri dengan memakai tenaga karyawannya sediri, sebaiknya siapa dan fungsi apa yang perlu membuatnya? Lalu, knp ada suatu perusahaan yang blm punya SOP? makasih ya mas buat waktu dan jawabannya….
Dear Bang Toser,
Pak apa bedanya SOP dan STP (standard Task Procedure). Mohon penjelasannya. Makasih.
Dear Awi,
Jujur saya tidak familiar dengan istilah Standard Task Procedure. Bila didefinisikan kemungkinan bisa berarti langkah kerja yang standard yang kemungkinan sama dengan SOP dan hanya beda istilah saja.
Bilamana Anda berkenan untuk sharring dengan Saya dan mungkin teman-teman yang lain, mungkin Anda dapat share sedikit dimana Anda menemukan istilah tersebut dan untuk kondisi apa hal itu digunakan.
salam,
dear
mau nanya pak, apakah harus menggunakan flowchart dalam membuat SOP?
terimakasih
Dear Bobbie……..
Tidak juga, ada beberapa prosedur dalam SOP tidak menggunakan Flowchart.
Flowchart adalah hanya salah satu alat bantu User dalam memahami prosedur yang dimaksud, alat bantu lain bisa dalam Working Instruction atau Narasi.
salam,
Mas Achmad,
Saran Saya coba buat dari bagian Marketing kemudian disusul Service dan Admin Keuangan.
Contoh memulai bila kita akan memulai dari bagian Marketing, dapat diidentifikasi dahulu kegiatan yang ada disana. Misalkan:
1.Proses Penjualan Tunai
2.Proses Penjualan Kredit
3.Proses Pengeluaran Barang dan Searh Terima.
Demikian juga untuk bagian yang lain dapat dicoba.
semoga membantu.
salam,
mas dari membaca artikel di atas sangat bagus untuk membuat SOP, tapi saya masih kurang mengerti cara mulai membuatnya, tahapan-tahapannya juga.
saya mendapatkan pekerjaan untuk membuat SOP di suatu perusahaan yang bergarak di bidang penjualanan laptop dan komputer cash and kredit danjuga acsessorisnya dan service, untuk bagian-bagian yang diprioritaskan dalam perusahaan:
ADMINISTRASI KEUANGAN
1. acounting
2. kasir
3. purchasing
4. delivery
MARKETING
1.counter(gudang)
2. kredit
3. corporate
SERVICE
1. teknisi dalam
2. teknisi luar
mudah-mudahhan mas bisa membantu saya….
terima kasih banyak atas waktunya.
Dear bang toser,
Saya sudah membaca beberapa artikel Anda tentang tata cara pembuatan sop, yang sebenarnya sangat bagus krn udah dibimbing dengan jelas.. hanya sayangnya, saya masi kurang jelas tentang format dan harus mulai darimana…
Bisa minta tolong untuk kirimkan satu sample saja SOP yang udah jadi? Jadi saya bener2 jelas tentang bentuk SOP entah itu yang simple steps, atau model yang lainnya … maaf merepotkan…
Terimakasih banyak,
Lisa
oh ya, saya lupa nambahin sop yang mau saya bikin adalah sop buat resto dan bar..
Terimakasih banyak sebelumnya…
Regards,
Lisa
Dear Lisa,
Untuk SOP Resto dan bar cukup luas areanya, maka sebaiknya tentukan dahulu SOP bagian apa yang mau dibuat sebagai prioritas. Misalkan Bagian Umum, Bagian Finance, Bagian Marketing, Bagian Production, Bagian Pembelian, dll.
Setelah menentukan hal tersebut diatas baru dipelajari lebih lanjut mengenai aktivitas yang terjadi pada setiap bagian.
Semoga membantu….
salam,
Bang Toser, kapan n dimana diadakan pelatihan pembuatan SOP ini. Berapa biaya n berapa lama pelaksanaan kegiatannya…?
Thnx…
Mas Adhiz,
saat ini Saya hanya berbagi pengalaman saja belum belum ada niat untuk mengadakan bimbingan pelatihan pembuatan SOP.
salam,
Mas Rama,
Tentunya dalam SOP pengerjaan kerusakan ini akan dibagi-bagi lagi sesuai dengan permasalahan dan cara penanganannya.
Untuk memulai membuat SOP yang lebih detail khususnya di bidang body and paint, sebaiknya anda mengetahui dan memahami dahulu aktivitas yang ada didalamnya. Siapkan kebijakan dan dokumen control yang diperlukan untuk mendukung aktivitas tersebut.
semoga membantu.
salam,
Bang Toser,
ok terima kasih mas atas gambaran luasnya…
sekarang saya mau bertanya lagi mas mengenai SOP khususnya proses pengerjaan service/kerusakan khususnya di bidang body and paint?
boleh saya minta gambaran serta penjelasannya secara luas saja mas
kebetulan saya masih baru dalam mempelajari SOP perusahaan khususnya di bidang opersional ini
thanks,
Mas Rama,
Untuk SOP pada bagian service kendaraan mungkin dapat dibedakan dalam beberapa proses, diantaranya:
1.Proses Penerimaan Servive Konsumen
2.Proses Analisa Kerusakan dan Biaya
3.Proses Pengerjaan Service/ perbaikan kerusakan
4.Proses Final Inspection
5.Proses Pembayaran
6.Proses Serah Terima Kendaraan ke Konsumen
mungkin itu sebagai gambarannya, semoga membantu.
salam,
Salam kenal Bang Toser,…
mas saya ada beberapa pertanyaan mengenai pembuatan/revisi SOP
saya bekerja di bagian BPI (business Process Improvement) bidang perusahaan otomotif (mobil) job desk saya adalah untuk menganalisis dan membuat SOP terhadap kegiatan service kendaraan…
pertanyaan :
1. bisakah mas memberikan contoh dan menjelaskan SOP khususnya di bidang otomotif dan service kendaraan?
mohon bantuannya
thanks,… 🙂
Bang Toser, setau saya ada dokumen yg dibuat, SOP dan Work Instructions. Pada waktu pembuatan, gimana membedakannya ya? terima kasih
Mas Surya…..
Saya kurang paham pertanyaan yang dimaksud, apakah yang dimaksud mas Surya …..perbedaan SOP itu sendiri dengan Working Instruction atau hal lainnya.
Kalau Working Instructin adalah salah satu bagian dari SOP itu sendiri. Umumnya Working Instruction ini lebih ditujukan kepada pelaksana di lapangan untuk memberikan panduan dalam bekerja.
salam,
Dear Bang Toser,
Salam kenal, kalau boleh saya mau minta alamat e-mail nya…supaya bisa bertanya mengenai SOP…
terima kasih.
Mas.Andreas,…….. silahkan tulis saja disini pertanyaannya juga tidak apa-apa. Semoga saya dapat menjawabnya ya.
salam,
Dear Bang Toser,
Sebelumnya salam kenal ya mas, bolehkah sy diberikan contoh sop untuk perusahaan media, terutama bagian redaksi.
Terima Kasih,
Selamat Pagi Bang Toser, dan salam kenal…
sudah beberapa kali saya membaca artikel2 yang mas yanto muat, dan itu sangat membantu saya.
bolehkah saya meminta contoh SOP suatu Perusahaan, SOP bagian keuangan dan HRD.
karena diperusahaan saya saat ini blm ada SOP Perusahaan secara baku.
trims 🙂
Bang Toser…idem Ola says…permisi ndherek copas…untuk memulai tulisan saya.Matur Thank You sebelum dan sesudahnya
Silahkan Mas……….
salam,
saya akan mebuat SOP untuk QA/QC Advisor. Mohon bantuannya dengan contoh yg sudah di aplikasikan mas..
Terima kasih atas bantuannya.
Mas Iwan,
Pekerjaan QA/ QC itu sangat spesifik sekali tergantung produk atau jasa yang dihasilkan/diberikan. Sangat sulit bagi saya untuk memberikan masukan untuk membantu Mas dalam membuat SOP QA/QC yang saya sendiri tidak mengetahui secara detail apa pekerjaan QA/QC di tempat Mas.
Tetapi intinya SOP dalam QA/QC itu harus dibantu dengan alat bantu berupa dokumen check list.
salam,
Mas Iwan,
Pekerjaan QA/ QC itu sangat spesifik sekali tergantung produk atau jasa yang dihasilkan/diberikan. Sangat sulit bagi saya untuk memberikan masukan untuk membantu Mas dalam membuat SOP QA/QC yang saya sendiri tidak mengetahui secara detail apa pekerjaan QA/QC di tempat Mas.
Tetapi intinya SOP dalam QA/QC itu harus dibantu dengan alat bantu berupa dokumen check list.
salam,
Bang Toser… artikelnya bagus sekali… ijin copas yaaaa… kebetulan Saya sedang diminta untuk membuat SOP… cuma masih bingung mau mulai darimana…. Thanks yaaa
Silahkan………semoga dapat membantu
salam,
Selamat pagi mas
Lama saya tidak tanya-tanya lagi nih……
Tahapan-tahapan apa aja yang harus dilakukan untuk mereview SOP ?
Karena saya belum tau tahapan-tahapan review SOP dan apa yang harus dilakukan.
Apakah ada kertas kerjanya ?
Kalau ada kertas kerjanya, bisa minta contohnya gak ?
Terima kasih,
Sehat dan sukses selalu
Buat Mas Firdaus,
Tahapan revies SOP dapat dilihat di salah satu artikel saya dengan judul REVIEW SOP,
Kertas kerja dapat disiapkan sebagai alat bantu kita dalam melakukan review. Isi dari kertas kerja tersebut sangat fleksible dan harus disesuaikan dengan topik SOP yang akan kita review.
salam,
Selamat pagi Bang Toser, salam kenal.
Sangat menarik artikelnya dan bermanfaat untuk saya yang akan mereview SOP yang sudah ada.
Dari tahapan pembuatan SOP yang bapak tulis, yg ingin saya tanyakan yaitu pada urutan no. 4 yaitu Cost. Biaya yg dimaksudkan apakah biaya yg dikeluarkan dalam penyusunan SOP atau biaya yang dikeluarkan dalam melaksanakan pekerjaan sesuai SOP tersebut?
Mudah-mudahan bapak bisa memberikan pencerahan.
Terima kasih,
Jabat erat.
Salam kenal juga,
Cost disini akan memuat estimasi biaya sehubungan dengan penerapan system yang akan anda pilih, sebagai contoh biaya yang dibutuhkan untuk penerapan system secara manual dan komputerisasi tentunya berlainan.
salam,
Salam kenal pak..
Mau minta bantu nih pak,,, saya kerja di sebuah perusahaan distribusi, saya di bagian finance-accounting. SOPnya belum ada. Ada satu SOP yang saya mau buat nih tapi saya kurang mengerti, SOP Hutang dan Piutang.
Tolong dibantu ya pak, caranya gimana. Kalo ada yang sudah jadi (mungkin saya bisa pelajari dan sebagai pedoman untuk saya susun di tempat kerja saya).
Thx
Salam kenal juga………
umumnya untuk SOP Finance Accounting memiliki satu kebijakan umum yang berlaku bagi semua SOP didalamnya.
Baru kemudian dibuatlah kebijakan khusus yang lebih fokus pada aktivitas di accounting sendiri, seperti yang Bapak ingin buat untuk pengakuan penerimaan dan pengeluaran.
Bisa saja perlakuan pencatatan di setiap perusahaan berbeda dengan yang lainnya tergantung kebijakan manajemen perusahaan. Setelah kebijakan tersebut disepakati baru dibuatlah flow dokumen beserta dokumen yang berhubungan dengan aktivitas tersebut.
Mungkin itu gambaran singkatnya.
salam,
Sop Gudang Atk
…
From:
Joko xxxx
…
To: Bang Toser
Assalamualaikum Wrwb / Salam Sejahtera
Saudaraku , saya baru dua bulan ini bekerja di perusahaan baru. dari masa kerja selama dua bulan itu saya diberi tugas untuk membuat sop atk. sebab saya bekerja dibagian adm atk. pada dasarnya sungguh saya belum mengetahui secara garis besar tentang sop atk
Mohon bantuan panjenengan, sekiranya bisa membantu untuk sop atk ini yg bagi saya agak njlimet/rumit.
harapan saya semoga bisa dijelaskan. lebih2 jika ada bagan atau flowchart sbg bahan penunjang.
Demikian dulu saudaraku, u/ jawabannya terima kasih saya haturkan.
Salam,
Joko xxxxx
salam kenal juga………
kenapa bisa sampai ngejelimet/ rumit………??????? Saya yakin atasan anda memilih anda untuk tugas tersebut karena anda bisa dan memiliki kemampuan untuk itu.
Bila anda belum memahami SOP silahkan baca artikal yang sudah saya posting, semoga itu membuka wawasan anda.
Anda bisa memulai dengan mengetahui apa saja aktivitas pada gudang ATK tersebut, misalkan:
1.proses permintaan kebutuhan ATK
2.proses pembelian ATK
3.proses penerimaan ATK di gudang
4.proses kontrol penggunaan
5.dst
selamat mencoba……
salam,
Salam Kenal……
to te point aj ya Pak…Pak boleh minta tolong untuk contoh SOP PPIC dak ya?kkrena saat ini saya bertugas untuk membuat SOP departemen PPIC dan sampai saat ini belum ada SOP untuk PPIC
Terima kasih ats bantuannya
Met Jumpa Bang Toser, mohon Izin untuk menyimak pelajaran SOP ini dan menyalinnya [copy terus paste] di blog dan Web Saya. buat rekan yang telah beri commentnya saya mohon izin juga untuk menyimaknya.
terima kasih
budi
Silahkan …….. semoga bermanfaat buat semua
salam,
Salam kenal juga buat Diana.
Umumnya yang ideal dalam Departemen Marketing akan dipisahkan antara bagian fungsi Sales dengan fungsi Survei, Hasil Survei kalau memungkkinkan disediakan dalam sebuah format dokumen yang standard, mereka tinggal mengisinya saja dan pada akhir survei harus ada rekomendasi.
Selanjutnya hasil survei akan dilaporkan ke Kepala departemen Marketing untuk persetujuan.
Untuk cross chek surat penawaran terkirim ini surah-susah gampang dalam prakteknya. Mungkin bisa saja penawaran yang dibuat hrs diparaf oleh Head Marketing atau bila memungkinkan pengiriman via email akan lebih mudah memantaunya.
Bila dari sekian banyak surat penawaran yang keluar dan ternyata respon buyer hanya sedikit, mungkin bisa diambil kesimpulan Sales bekerja tidak maksimal atau sungguh-sungguh.
semoga membantu.
salam,
salam kenal,
Pak maaf terputus pertanyaan saya tadi,
kalo buat SOP mengenai marketing supaya bisa maksimal bagaimana caranya Pak? bisa gak ya saya dikasih contoh SOP marketing yang sudah jadi…(Misalnya, SOP untuk membuktikan bahwa memang benar2 orang marketing melakukan kunjungan ke klien, membuktikan bahwa marketing benar2 membuat penawaran dan mengirimkan penawaran tersebut?
tolong Pak saya dibantu…
Terima kasih
Salam kenal,
Pak saya saat ini bekerja dibidang advertising. Bisa gak ya saya dikirimi SOP untuk advertising yang sudah pernah ada. Karena saat ini saya bertugas untuk membuat SOP yang sebelumnya belum pernah ada
Terima kasih
Dear Tan,
Bila belum ada SOP mungkin ini adalah saat yang tepat untuk memulai. Coba anda identifikasi dulu kegiatan yang ada dalam setiap bagian (Marketing, Produksi, Purchasing, Finance, HR, dll). Tentukan prioritas pembuatan tersebut, anda akan mulai dari bagian yang mana.
selamat mencoba.
salam,
Dear Bang Toser,
Saya sekarang bekerja disebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Machining / Bubut. Perusahaan tersebut belum ada SOP untuk semua bagian yang ada. Saya ingin membuatkan SOP-nya untuk perusahaan yang sekarang saya bekerja. Untuk itu, saya minta dikirimin or masukkan untuk pembuatan SOP tersebut. Terima Kasih.
Regards,
J- Tan
Menarik dan sangat membantu.
Izin copy yach…
Silahkan……..semoga membantu
salam,
Dear Mas Hamdhan,
Saya coba jawab sepengetahuan yang saya tahu ya,…….. Hubungan Dept System Procedure/ QA dan Internal Audit dapat dilihat dari hasil temuan dan rekomendasi Internal Audit yang menyampaikan adanya kelemahan terhadap System yang ada atau penyempurnaan untuk mencegah kebocoran di dalam perusahaan. System Procedure disini hanya menyiapan System dan pemeriksaan dilakukan oleh Dept Audit.
Sedangkan hubungan dengan QA, biasanya fungsi QA disini dirangkap atau dilebur dalam System Procedure, ada yang menamakan dept System Procedure dan ada juga yang menamakan QA dan ada juga yang lainnya….
Dalam hal tehnik penyusunan SOP dapat dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya dengan melakukan survei lokasi, inverview PIC yang berkepentingan, mengumpulkan dokumen yang digunakan.
semoga membantu………
salam,
Dear Bang Toser,
Maaf saya ingin tanya, 1. Apakah hubungan bagian sistem prosedur, Bagian Internal audit dan Quality Assurance (ISO). 2. Dan untuk pengembangan sistem perusahaan berapa lama sebaiknya sistem yang lama diganti dengan sistem yang baru. 3. Apa saja teknik/metode untuk membuat SOP semua divisi dalam sebuah perusahaan, karena biasanya SOP adalah dibuat oleh orang yang dibidangnya.
Terima Kasih kesediaan waktu dan perhatiannya.
Salam
Salam Kenal juga………..
Mungkin pertama-tama bila anda berkenan silahkan untuk membaca beberapa artikel yang sudah saya upload, semoga dapat menjawab sedikit kebingungan anda mengenai apa itu SOP dan bagaimana memulainya dan sebagainya.
Bila ada hal lain yang ingin didiskusikan , silahkan saja.
Selamat membaca dan mencoba.
salam,
Dear Bang Toser,
Bang Toser, Saya mau tanya2 Niy. Saya ini pegawai baru di Insurance Company di Bag SDm dan Umum. Jobdesk saya itu seleksi pegawai, monitoring surat keluar masuk, ATK dan belanja modal. skrg saya diminta buat SOP but i dont know where to start Mas. Any idea gak? apa surat keluar masuk itu bisa dibuat SOP? really need ur Help, Mas.
Thanks A lot
Mas Andien,
Salam kenal dan tidak perlu takut untuk mencoba……..sebelum memulai saya sarankan anda membaca beberapa artikel yang saya tulis mengenai SOP. Semoga setelah anda membacanya ada sedikit bayangan apa itu SOP dan bagaimana anda akan memulainya.
Silahkan anda tentukan dahulu apa yang akan dibuat, misalnya seperti contoh yang anda sampaikan SOP mengenai penerimaan pegawai, SOP Pengadaan ATK, dsb.
Prosedur penerimaan pegawai tentu saja lain dengan prosedur keluar masuk surat
salam,
Dear Bang Toser,
Bang Toser, saya buth advise nihhh. Saya ini pegawai baru di perusahaan Insurance u/ bag SDM dan Umum. saya diminta untuk buat SOP…due to i’m new employee i dont know how to start mas. mungkin ga saya buat SOP penerimaan pegawa U/ bag SDm nya dan SOP administrasi Umum spt surat keluar masuk? saya jugu ngurus bagian ATK dan Belanja Modal Mas. Really need your help mas.
Thanks alot
lam kenal mas
saya disuruh buat SOP, tp saya msh blank bgt soal akhir jdnya gmn.
bisa tolong diemail cthnya gmn sih ato sy bs liat dimn cthnya.
perusahaan saya bergerak di bidang konsultan design (arsitek) dan project management.
tq
Haloo Mas Ronni,………….
SOP memerlukan waktu…? semoga apa yang saya tanggap sesuai dengan pertanyaan yang ada maksud. Untuk proses pembuatan dan penerapan SOP , jelas sekali itu memerlukan waktu. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk itu semua tergantung kompleksitas dari setiap Bisnis yang dijalankan dengan kebijakannya tersendiri.
Untuk mengetahui SOP apa saja dan bagaimana bentuknya, anda harus memulai dari proses apa saja disana dan apakah setiap proses akan disiapkan SOP nya atau dibuat prioritas. Semua itu tentunya tergantung kebijakan management.
Disini Anda sudah membagi menjadi Keamanan, Kebersihan, Peminjaman Ruang, Pengemudi, Peminjaman Mobil Kantor, dan Pengiriman Surat, tentunya didalamnya sendiri ada proses lainnya yang perlu disiapkan SOP-nya.
salam,
Mas, Saya baru baca artiket dari mas nie.. Keren dan banyak manfaat nya..
Nah mas, saya sedang membuat SOP untuk bagian Rumah Tangga di departemen tempat saya bekerja. Pertanyaan saya apakah SOP itu butuh waktu disetiap pekerjaan nya?
Dan di bagian Rumah Tangga ada beberapa bagian seperti Keamanan, Kebersihan, Peminjaman Ruang, Pengemudi, Peminjaman Mobil Kantor, dan Pengiriman Surat..Kira-kira bentuk SOP nya gimana ya mas??
Kalau memang memungkinkan kita via email aja bisa nggak mas??
email saya di rts_top@yahoo.co.id
Tolong info dan share ilmu nya ya mas..
Thanks before…
Mohon bantuan teman-teman, yang punyah SOP ACCOUNTING Perkebunan Sawit, HELP PLEASE, If got excample
Thank and glad se again
Regards
Jaya Mani
Hallo juga………..
Untuk jobdes memang diperlukan dalam proses pembuatan SOP, intinya organization chart harus ada dahulu sebelum memulai.
JobDes tidak perlu dicantumkan dalam SOP, namanya saja sudah SOP yang berarti mengatur operasional dengan cara yang sudah dibakukan.
Silahkan siapkan proses pembuatan SOP sesuai dengan bisnis yang anda jalankan, uraikan semua kegiatan operasional yang ada disana agar diketaui dengan jelas kebutuhan SOP yang perlu disiapkan.
Bilamana anda kesulitan mungkin dapat meminta bantuan jasa konsultan SOP yang saat ini begitu banyak sekali.
salam,
halloo..apa kabar? aku mau nanya nih..
baru aja aku buat travel ama teman teman patungan dan udah berjalan tapi blom ada sopnya. boleh ngga dikasih contoh cara membuat sop sebuah tour&travel biar usaha kami ini bisa maju.jadi kami punya 4 karyawan,satu bidang ticketing,satu bagian tour( sales call) satu bagian reservasi hotel,satu lagi bagian dministrasi merangkap humas kami buat dan dikepalai maneger operational.kalo bisa apa saja tugas dan fungsi habatan masing2 di jelaskan di sop.mengenai keuangan juga dan sistim pembukuanya klo bisa dikasih contoh pak.apakah para pemegang saham dan komisaris dijelaskan tugas dan fungsinya di sop juga kerna dah ada ard nya dari notaris?klo ada tolong dikasih contoh pak.biar karyawan kami bisa bekerja frofetional.Jadi product kami adalah reservasi hotel, tour,mice,car rental.sebelumnya saya ucapkan terimaasih.
Hallo juga Mas Firdaus………….
SOP harus memiliki sifat flexibilitas juga, dimana SOP perlu disesuaikan dengan kondisi dilapangan dengan tujuan tidak mengganggu aktivitas operasional tetapi internal control tetap terjaga.
So….apa yang mas rencanakan boleh-boleh saja dilakukan hanya masukan dari saya coba tolong diperhatikan otorisasi dokumennya mengingat keterbatasan SDM.
salam,
Selamat pagi Bang Toser,
Mau tanya lagi boleh ya……..
Di perusahaan tempat saya ini untuk cabang belum ada SOPnya, saya akan coba usulkan untuk pembuatan SOP cabang. Namun kondisi jumlah SDM di cabang adalah 1 s/d 3 orang saja terdiri dari Kepala Cabang, Staff Gudang dan Administrasi Penjualan. Bahkan di cabang ada yang hanya 1 orang sehingga merangkap 3 fungsi di atas tersebut.
Jika dibuatkan SOP dengan kondisi jumlah SDM di cabang tersebut, saya kesulitan dalam membuat SOP per departemennya.
Apakah boleh jika SOP dibuat khusus cabang tidak per departemen melainkan per kegiatan operasional di cabang, misalkan SOP Penerimaan Barang, SOP Pengeluaran Barang, SOP Penerimaan Kas, SOP Pengiriman Penjualan ke Kantor Pusat, SOP Kegiatan Pemasaran, dsb dan SOP-SOP tersebut adalah milik Cabang bukan milik per departemen seperti di kantor pusat ?
Mohon pencerahannya
Terima kasih,
Salam dan Sukses selalu untuk Bang Toser.
Hallo juga…..
Alangkah lebih baik bila pemegang jabatan System Prosedur memiliki pengetahuan dan pandangan yang cukup luas, hal tersebut akan banyak membantu dalam proses pembuatan dan review system yang ada.
Tidak perlu mengetahui secara mendalam…. kalau tau semuanya secara memdalam akan menjadi manusia super dong dan pengangguran akan banyak deh karena banyak yang tidak kebagian kerja.
Penting juga selain memiliki pandangan yang luas, perhatikan internal controlnya.
Untuk bahan referensi bisa coba cari di toko buku sedangkan untuk website saya sendiri belum menemukan yang cukup informatif untuk pembahasan system prosedur.
salam,
Selamat Malam Bang Toser, maaf ngerepotin lagi,
Mau konsultasi lagi mas, 1. Apakah jobdesc untuk kepala bagian sistem prosedur harus mengadopsi system yang terbaik untuk semua departemen yang ada dan yang berarti harus mengerti banyak displin ilmu (marketing, keuangan, operasional dll)?. 2. Adakah buku-buku atau website yang bisa saya pelajari untuk mengetahui lebih jelas mengenai jobdesc atau pekerjaan seorang bagian sistem prosedur?
terimakasih atas perhatiannya
pagi mas
Mas kalau mau bikin SOP untuk usaha toko fashion seperti saya bagaimana ya? Untuk outlet saya memiliki bebrapa lokasi yang berbeda.
thanks
Mas Kiki,
Mulailah mencari tau aktivitas apa saja yang ada untuk bisnis anda. Saya tidak tau apakah anda hanya trading atau ada bagian produksinya. Bilamana hanya trading mungkin bisa dimulai dari proses pembelian barang dagangan , proses penerimaan barang dagangan, proses penjualan, proses retur, dan sebaginya.
Coba buatlah satu proses yang simple tapi tidak melupakan internal control, dengan tujuan lebih mudah untuk pengaplikasiannya.
Selanjutnya coba untuk diimplementasikan di seluruh outlet anda.
Lihat perkembangannya, bilamana ada masalah di salah satu outlet apakah terjadi juga di outlet lain….. pelajari semuanya.
Tentunya jangan lupa siapkan juga kebijakan standard yang akan diterapkan.
salam,
Mas Firdaus……
SOP itu bukan sesuatu yang rahasia terutama di dalam perusahaan tersebut. SOP lebih baik diketahui dan dipahami oleh seluruh karyawan tapa kecuali termasuk para pimpinan perusahaan tersebut.
Ada baiknya SOP memang didistribusikan kepada mereka yang membutuhkan, hanya yang perlu diingat agar pendistribusiannya ini juga terkontrol sehingga ada serah terimanya. Terutama bila ada karyawan yang mutasi atau resign SOP harus diserah terimakan kepada penggantinya.
salam,
Selamat siang Bang Toser,
Boleh tanya lagi ya….
SOP boleh dicopy atau diduplikat oleh karyawan tidak ya dengan alasan agar mereka dapat membaca dan memegang SOP mereka masing-masing sehingga SOP diketahui oleh seluruh karyawan ?
Sosialisasi SOP yang dijalankan saat ini adalah mendistribusikan SOP ke masing-masing manager departemennya dan manager bertanggungjawab dalam mensosialisasikan SOP ke seluruh staff di departemennya tanpa boleh dicopy/duplikat karena dikhawatirkan SOP yang merupakan operasional intern perusahaan dapat tersebar/keluar perusahaan (walaupun copynya).
Terima kasih Mas,
Salam.
Salam kenal juga……….
Mas Umar, perkenankan saya menjawab 2 pertanyaan yang saudara utarakan.
Apakah seorang Staff sistem prosedur melakukan juga tugas mereview semua departemen yang ada dalam perusahaan, alangkah lebih baik bila saudara menanyakan hal tersebut kepada atasan. Atau sewaktu anda diterima di perusahaan tempat anda magang sekarang apakah hal ini tidak dibicarakan terlebih dahulu.
Tentunya setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri, seorang staff Sistem Prosedur bisa saja hanya melakukan development saja, review saja atau juga melakukan development juga review system yang ada.
Nah hal tersebut akan menyangkut kepada pertanyaan anda ponit no.2
salam,
Selamat Malam Bang Toser,
Salam kenal.
Maaf boleh tanya ga? Saya sekarang magang di suatu perusahaan dan tugas saya adalah untuk me review system Prosedure yang sudah berjalan. Yang saya tanyakan adalah:
1. Apakah pekerjaan Staf sistem prosedur juga bertugas mereview semua departemen yang ada dalam perusahaan?
2. Apa sajakah Jobs Descnya untuk seorang Staf yang bertugas utnuk mengefektifkan sistem prosedur dari Departemen Operaional?
Terimakasih atas perhatiannya.
makasih infonya mas, menambah literatur untuk pengetahuan saya, memang SOP sangat diperlukan untuk menjadikan suatu proses itu standar dan tetap terdokumentasi..
Senang sekali mendengar Mas Firdaus sudah merampungkan SOP yang dibuat.
Selamat ya !
salam,
Selamat Pagi Bang Toser,
Terima kasih ya mas atas bimbingannya dalam penyusunan SOP dan per hari ini SOP yang dibuat sudah efektif. Review SOP dilaksanakan rutin per 6 (enam) bulan tetapi jika sebelum pelaksanaan review, ada system yang menghambat operasional perusahaan akan langsung direview saat itu juga.
Ke depan saya akan banyak bertanya lagi nih….hehehe
Salam,
Dear Ida,
Bilamana memang sudah terdapat struktur organisasi akan lebih baik lagi dan dapat membantu dalam proses penyusunan terutama yang menyangkut otorisasi.
Sebaiknya pahami dahulu bisnis proses yang ada di Koperasi tersebut, baru selanjutnya tentukan prosedur yang diperlukan di setiap bagiannya. Tentunya akan ada proses IN yaitu berupa penerimaan susu dari peternak kemudian bisa juga dilakukan proses olahan atau bisa kita sebut produksi dan proses OUT yaitu distribusi penyaluran susu tersebut sebagai Finish good.
Selain itu juga diperlukan SOP untuk HRD, GA, Pembelian, dan Finance Accounting sebagai pelengkap.
Mengenai format, tidak ada standard yang mengatur mengenai itu, jadi anda bisa menyiapkan sesuai gaya anda sendiri. Yang terpenting anggaplah anda sebagai pembaca atau karyawan yang akan menggunakan SOP tersebut, so harus sederhana dan mudah dipahami tentunya.
selamat mencoba….
salam,
SOP
…
From:
farida xxx
Siang Pak,
Nama saya ida, saat ini saya ditugaskan untuk membuat SOP di Koperasi Peternak Bandung Selatan (Susu KPBS), sy masih bingung dan masih awam. Apa langkah2 yang harus sy ambil dalam membuat SOP ini, apa mulai dari struktur organisasi dll. Kemudian apakah ada penulisan/format standar dalam menyusun sebuah SOP. Terima kasih.
Dear Mellisa,
Senang sekali tulisan saya bisa berguna dan membantu sesama….. dan juga selamat buat kamu yang akan memulai karir baru di dunia SOP. Mengingat perusahaan kamu belum memiliki SOP, ini adalah kesempatan besar untuk menunjukan perbaikan pada perusahaan.
Pembuatan SOP tentunya tidak dapat dilakukan serentak untuk semua departemen apalagi dengan keterbatasan SDM, so kamu tentukan dahulu prioritas nya.
Kalo sayamenganjurkan mulailah dari Departemen Marketing, Studio, GA, Keuangan.
Sebagai tahap awal kumpulkan semua informasi yang ada baik policy, proses aktivitas, dokumen yang digunakan.
Menurut pandangan saya, sementara hal ini dahulu yang harus kamu lakukan………
salam,
janto
From: Melissa xxxx
To: Bang Toser
Sent: Monday, 7 December 2009 4:24:58
Subject: Salam Kenal
Dear Bang Toser,
Salam kenal,
Saya sangat senang dan berterima kasih dengan adanya artikel – artikel mengenai SOP yang mana informasi ini saya yakin akan sangat membantu saya. Namun demikian, saya berharap kiranya Mas berkenan mambentu saya dalam hal penyusunan dan pembuatan SOP dari awal sampai terakhir. Mohon bantuannya ya Mas.
Tadinya memang saya sangat awam sekali mengenai SOP, namun karena saya dapet tugas untuk dikantor baru yang mana saya baru akan joint sekitar awal bulan Januari 2010, walaupun demikian saya telah diberikan tugas oleh Boss saya untuk membuat system, yakni SOP untuk perusahaan Arsitek berupa jasa design perumahan, interior ataupun exterior. Divisi yang ada dikantor tersebut, antara lain : Admin Keungan Department, Marketing Department, Studio Department dan GA Department yang baru akan diadakan. Diperusahaan ini nantinya saya akan menghandle, pembuatan dan bertanggung jawab full untuk SOP.
Mohon bantuan Mas, untuk pembuatan SOP yang tepat untuk perusahaan ini dan mohon bantuannya untuk diberikan contoh SOP untuk perusahaan jasa sejenis ini.
Maaf, apa boleh saya tau nomor yang bisa saya hubungi ?
Atas perhatian dan kebaikannya, sebelumnya saya mengucapkan banyak terima kasih.
Sukses selalu .
Cheers,
Melisa
Terimakasih atas artikelnya, kebetulan sy lagi nyusun SOP nih.
Selamat menyusun….semoga semua berjalan lancar ya !
salam,
salam …trimakasih pak ..ini artikel yang saya cari.
salam kenal juga Pak Alamsyah…….. senang sekali bisa saling berbagi.
salam,
SOP yang ideal u/pabrik mebel
…
Wednesday, 11 November 2009 10:25:25
From:
“xxxx>
…
Add to Contacts
To: Bang Toser
Dear Bang Toser,
Kenalkan nama saya Lina, saya sekarang lagi buat SOP di tempat saya
bekerja yaitu pabrik mebel, ada beberapa pertanyaan yang ingin saya
tanyakan :1. acting apa yang harus pertama sekali saya buat?
2. Piranti apa saja yang harus saya siapkan?
3. MOhon dibantu untuk folwchart setiap bagian dimana
devisi ditempat saya terdiri : devisi Raw Material,Devisi
Milling, Devisi Sanding & Finishing, Devisi Maintenance dev
QC, Div Marketing dan Finance & ADM
4. Dan untuk penilaian apakah SOP itu berjalan atau tidak saya
menggunakan tolak ukur apa.
Terima kasih atas masukkannya.
Thank’s
Lina
Saudara Lina….saya coba jawab ya :
Bila dalam pabrik anda sama sekali belum meliliki SOP, maka ini adalah kesempatan yang baik untuk mulai menyiapkannya. Anda memerlukan Struktur Organisasi yang terakhir, didalamnya anda dapat melihat pembagian setiap departemen beserta penanggungjawabnya.
Karena anda sudah bekerja disana, tentunya sudah sangat memahami bisnis proses yang ada dan tentu tidak akan menemui kesulitan lagi untuk memulai dari awal seperti survei lapangan dsb, maka untuk selanjutnya anda tinggal menentukan prioritas pembuatan SOP yang terpenting menurut anda atau PIC penanggungjawab. Usahakan SOP dibuat per Divisi sesuai dengan bagian yang telah anda ceritakan diatas.
Untuk flow chart setiap divisi tentunya saya harus memperoleh informasi yang lebih banyak lagi untuk dapat menentukan SOP yang ada dalam divisi tersebut. (Divisi Raw Material, Divisi Milling, Divisi Sanding & Finishing, Divisi Maintenance dev QC, Divisi Marketing dan Divisi Finance & ADM)
Tolak ukur keberhasilan pelaksanaan SOP dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya untuk kasus anda bisa juga sebagai tahap awal dengan persentase penggunaan dokumen standard SOP.
Semoga jawaban tersebut dapat membantu….
salam,
Salam kenal juga Veli….
Saya coba jawab email anda disini.
Pertama saya ucapkan Selamat ya atas posisi anda yang baru. Jangan terlalu khawatir dengan posisi anda dan tugas anda untuk merapikan system perusahaan. Itu adalah sebuah tantangan besar dan anda harus berfikir positif kedepan bila anda dapat merealisalikan apa yang diharapkan oleh CEO, saya yakin karir anda akan bertambah sukses. Dari perusahaan yang system-nya berantakan menjadi perusahaan dengan system yang tertata dengan baik dan rapi.
Perusahaan manufaktur menurut Saya cukup menarik sekali bila dibandingkan dengan perusahaan jasa, karena variasi system yang akan terjadi lebih variatif.
Kalau anda sama sekali belum pernah mengetaui APA itu SOP dan bagaimana cara membuatnya, ada baiknya anda membaca terlebih dahulu beberapa artikel yang sudah saya posting atau bisa juga mencari ref lain.
Dalam artikel yang saya buat ini telah diuraikan tahapan umum dalam persiapan untuk membuat sebuat SOP. Mungkin anda dapat beranjak dari sana. Tentunya yang terpenting adalah menentukan prioritas dahulu SOP mana yang akan anda siapkan, lihat lingkungan sekeliling apa yang paling urgent dipersiapkan karena internal control yang lemah dan bisa juga diskusikan dengan CEO anda.
Kalau boleh saya uraikan kembali kurang lebih isinya sbb
Tahapan umum yang harus diperhatikan adalah :
1. Bisnis Usaha, tentunya anda sudah mengetahuinya Manufaktur
2. Survei, Lakukan survei lokasi dan interview bila diperlukan.
3. Daftar Kebutuhan, List semua peralatan, hardware dan software(bila ada), dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Cost, hitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan system yang akan dijalankan
5. Pilih system terbaik yang akan dikembangkan.
6. Draft SOP, siapakan dan susun draft SOP,
7. Persetujuan, Mintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan
Semoga membantu dan dapat menjawab keraguan anda.
salam,
Please help me…
…
From:
novelia konilasari
…
Add to Contacts
To: Bang Toser
Dear Bang Toser,
ehm, salam kenal ya mas…nama ku veli..aku butuh pertolongan nie..
aku baru aja masuk ke perush manufaktur di mas (tgl 1 okt 2009)..belum genap satu bulan sebelum nya aku slalu di jasa dan di dept yg sama sekali beda dengan dept yg skrg..
posisi aku skrg adalah personal assistant untuk nasional sales manager..tp bbrp waktu berjalan ini aku di tugaskan jg oleh CEO langsung untuk merapikan system yg ada disini..
jujur aja mas, perush ini cukup besar namun belum ada SOP nya..management nya aja msh acak2 an..so far saya baru mengumpulkan data dan mencoba membuat work flow di dept yg terkait dengan sales langsung yaitu produksi dan gudang..
saya berpikir, supaya smua rapi dan jelas sepertinya perlu ada nya SOP sehingga tiap dept tdk akan lagi main salah2 an satu sama lain..
kita tidak mungkin menyenangkan smua pihak tp paling tidak ada jalan tengah nya..ya nga mas?
nah, secara saya buta sama sekali dalam soal ini…kira nya mas dapat membantu saya untuk memulai dari mana dalam pembuatan SOP ini…dalam artian tahapan2 nya..
Untuk data singkat, perusahaan saya terdiri dari dept HRD, administrasi,acc/fin,purchasing, export/import,marcom,sales,produksi dan gudang…
trima kasih atas bantuan nya ya mas
Selamat siang Bang Toser,
Maaf ya saya tanya terus nih…..
Saya baru saja selesai meeting SOP lintas departemen dan hasilnya stag karena di meeting ada yg mengusulkan untuk dibuatkan satu SOP saja sehingga SOP tersebut mencakup semua proses yang terjadi dari awal sampai akhir (seperti yg dialami Mil-Mil pada pertanyaannya tgl 30 September 2009 point.1), misalkan SOP Pembelian dijabarkan dari awal Purchase Request s/d diterima oleh Accounting Departemen sebagai biaya pembelian.
Saya sudah jelaskan bahwa SOP itu per departemen sehingga ada penanggungjawabnya dan penjelasan lainnya. Dan yang membuat saya heran adalah peserta meeting setuju untuk hal tersebut (SOP yang simple) karena lebih simple.
Dalam hal ini saya tetap pada pendirian saya bahwa SOP per departemen namun saya bisa melihat mereka kelihatan malas untuk membahas lanjut SOP.
Bagaimana ya Mas mengatasi hal tersebut karena kalau saya ikuti mereka berarti SOP itu tidak sesuai standar (SOP tidak dibuat per departemen)???
terima kasih,
Salam
Mas Firdaus……
Mungkin Kita samakan persepsi dahulu ya…….. yang dimaksud dengan SOP dibuat per Departemen adalah seluruh aktivitas utama yang ada di Depertemen tersebut. Tentunya SOP dalam suatu Departemen yang tidak dapat terlepas dari Departemen dan hal inilah yang Anda sebut dengan prosedur lintas Depertemen.
Sebagai contoh untuk SOP lintas Departemen secara umum aktivitasnya akan bermuara ke Finance Accounting.
Jadi dalam pembuatan SOP suatu departemen tetap harus memasukan penggambaran Departemen lain yang berhubungan.
Bagaiman dengan SOP Finance Accounting sendiri yang secara umum sudah ada dalam operation dan dimuat hampir disetiap Departemen.
Sebenarnya SOP Finance Accounting itu sendiri hanya berisikan SOP Penerimaan dan SOP Pengeluaran. Sedangkan aktivitas sebelum Penerimaan dan Pengeluaran ada di SOP per Departemen yang akan me- Ref ke SOP Finance Accounting.
mungkin itu yang dapat saya uraikan….. semoga membantu.
salam,
Silahkan…… apa yang dapat saya bantu.???????
Bila Saya bisa pasti akan Saya bantu.
Mas…. bisa bantu SOP diperusahaan property gak?
Selamat Siang juga Mas Firdaus,
Senang sekali mendengar semua progress yang sudah berjalan.
Untuk usulan work flow tidak diperlukan hal itu dapat dikembalikan kepada User….. apakah memang diperlukan workflow dalam SOP tersebut atau tidak. Bila Management berpendapat hal tersebut tidak perlu ya tidak usah dipaksakan, yang penting anda sudah berusaha untuk menyampaikan pentingnya Workflow kepada Management dan itu juga adalah bagian dari tugas anda.
Tahap selanjutnya anda akan membahas draft SOP yang berupa narasi tersebut antar departemen yang terkait. Nah kalo disini anda sudah memiliki flow dokumen atau berupa workflow yang saya sarankan sebelumnya, mungkin dalam pembahasan ini akan mempermudah pekerjaan anda. Pembahasan lintas Departemen tentunya diperlukan presentasi dan juga diperlukan alat bagi peserta rapat untuk mempermudah mereka memahami apa yang anda buat. Biasanya orang akan lebih tertarik dengan adanya gambar daripada semua artikel tersebut dibuat dalam narasi.
So tidak ada salahnya anda siapkan workflow-nya meskipun keputusan management nantinya tidak diperlukan, anggap saja itu adalah bagian dari bahan presentasi yang perlu anda siapkan. Siapa tau setelah Management melihat hasil presentasi anda, mereka akan berubah pikiran.
Jangan takut bila ada sesuatu hal yang kurang anda masukan dalam SOP, Anda beserta team penyusun dapat melakukan revisi atas SOP tersebut dikemudian hari dan hal itu wajar untuk semua penerapan system. Tidak ada system yang sempurna dan selalu ada penyempurnaan2x dikemudian hari.
salam,
Siang Bang Toser,
Saya sudah usulkan work flow ke management tetapi menurut mereka narasi saja dulu, nanti akan dilihat kembali apakah work flow diperlukan atau tidak. Jadinya saya berjalan seperti biasa lagi dengan membuat SOP secara narasi.
Bukankah saya hanya menyarankan saja dan yang menentukan adalah management?
Oh ya minggu depan SOP dibahas lintas departemen. Saya masih bingung..selanjutnya peran saya dalam pembahasan tersebut bagaimana ya?
Saya berusaha pelajari draf SOP untuk saya masukkan beberapa hal dalam pembahasan yang nantinya saya butuhkan atau agar jelas sehingga saat pemeriksaan (audit) tidak kehilangan jejak, betul begitu gak ya Mas?
Yang saya takutkan adalah saat SOP sudah disahkan, ada hal terlewat yang seharusnya dimasukkan dalam SOP (dalam hal ini kepentingan saya sebagai auditor). Kalau hal tersebut terjadi bagaimana Mas?
Terima kasih.
Salam,
Terima kasih. Artikel dan jawaban anda sangat membantu.
Oh ia. Saya bekerja di bisnis travel.
Terima kasih atas bantuannya.
Untuk Travel,
beberapa proses yang mungkin ada di Marketing diantaranya:
1.Proses penerimaan order (semua macam produk yang dijual), mungkin bisa Tiket atau jasa penyewaan kendaraan, jasa Tour dsb. Tentunya setiap produk yang anda jual disini belum tentu perlakukan proses penerimaan ordernya sama.
2.Proses Pembayaran/ Collecting. Proses ini ada yang berada di bawah Dept.Marketing tetapi ada juga yang bibawah Dept.Finance, hal ini tergantung dari kebijakan management.
Dalam proses ini juga bisa terjadi berbagai macam variasi pembayaran, misalkan pembayaran tunai, transfer, cek, BG, Credit Card.
3.Proses Promosi. Bagaimana kebijakan yang diambil dalam mempromosikan produk yang anda jual. Bagaimana dengan iklan brosur, reklame, surat kabar, pameran apakah perlakuannya akan sama?
Masih banyak lagi yang dapat digali di Marketing , so itu hanya sekedar contoh dan ilustrasi saja. Anda lebih tau dan harus menentukannya terlebih dahulu.
salam,
Selamat sore Bang Toser.
Saya adalah mahasiswa dan sedang magang. Atasan saya memberikan tugas untuk membuat SOP untuk departemen marketing.
Di departemen ini ada 3 orang staff dan 1 orang marketing manager beserta 1 orang GM yang berada di atas marketing manager.
Saya tidak dibekali pengetahuan untuk membuat SOP.
Mohon diberikan petunjuk.
Terima kasih.
Apa yang harus saya lakukan pertama kali untuk membuat SOP di departemen marketing?
Sdr.William,
Sebagai langkah awal anda harus menentukan dahulu proses apa saja yang ada di Marketing dan dari situ silahkan tentukan prioritas mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.
Misalkan proses penerimaan pesanan, proses delivery, proses collection, proses pengelolaan stock, proses promosi dan masih banyak lainnya.
Maaf bila contoh tersebut tidak sesuai dengan yang ada di tempat anda mengingat dalam tulisan anda tidak menyebutkan bisnis usaha yang ada di tempat anda.
Sebagai tahap selanjutnya silahkan anda membaca beberapa artikel yang sudah saya tulis. Mungkin dari artikel tersebut anda akan mendapat gambaran lebih banyak lagi mengenai apa SOP dan juga proses pembuatannya.
Silahkan untuk mencoba !
salam,
Untuk sdr.emi.widyastuti,
gak bosan kok, kan Kita sama-sama bisa saling belajar…… belum tentu juga sy bisa menjawab semua pertanyan dari kalian. He3x jadi harus ikut belajar juga kalo ada yang baru.
1.Alangkah baiknya memang kalo SOP disusun per Departemen. Jadi akan terlihat lebih rapi dan mudah untuk men-filter bila kita mau melihat SOP apa saja yang sudah ada untuk Departemen tertentu.
2.Penggabungan document flow dengan work flow itu sah-sah saja…. seperti yang saya utarakan dalam tulisan saya kalau SOP itu tidak ada format standard-nya. So jangan takut salah ya.
Kembali kepada user SOP tersebut, ditujukan untuk siapakah SOP tersebut, apakah untuk bagian lapangan…… tentunya untuk bagian lapangan harus lebih detail lagi dan mudah juga untuk dimengerti.
3.Job Descriptian yang baik harus memuat seluruh judul SOP…? Sepengetahuan saya yang ada dalam job description tersebut adalah descripsi pekerjaan secara umum jadi tidak detail seperti yang ada di SOP. Misalkan untuk SOP penerimaan pembayaran seorang kasir dalam SOP harus dijabarkan langka-langkahnya setelah ia menerima pembayaran tersebut baik tunai maupun non tunai.
Sedangkan dalam job descrition mungkin hanya dicantumkan menerima dan memastikan uang yang diterima benar sesuai dengan Invoice.
salam,
Slamat pagi Bang Toser.. jangan bosan sama pertanyaan2 saya ya hehe, newbie yang masih perlu banyak bimbingan nih..
saya mo tanya :
1. Perusahaan kan terdiri atas beberapa bagian/departemen, nah saya coba bikin kerangka (pokok2 judul proses bisnis) untuk masing2 bagian/departemen. Jadi kegiatan2 utama dari tiap bagian saya ambil jadi 1 judul SOP. Hanya saja dari pihak manajemen ada yang meminta kalau tidak usah dibagi per bagian/departemen, tapi langsung saja jadi satu kelompok, karena dari satu proses SOP itu sudah akan kelihatan dari bagian2 yang dicakupnya.
Saya jadi agak bingung mas, kan tidak semua orang tau proses A itu terjadi di bagian apa, proses B di mana, meskipun pada flowchartnya itu tercantum semua bagian terkait.
Dan bukannya setiap SOP itu harus jelas “SIAPA YANG MEMILIKINYA?” maksudnya bagian apa yang menjadi host dari proses tersebut.
Mohon pencerahannya mas..
2. Untuk document flow dan workflow apakah tidak apa2 bila saya gabung dalam satu flowchart saja?? jadi di belakang proses kerjanya saya cantumkan juga dokumen yang digunakan. Soalnya kadangkala untuk membaca document flow saja kurang menggambarkan mengenai proses kerjanya, orang jadi kadang kurang mengerti, maklum, ga semua kan memahami proses di lapangan.
3. Berkaitan dengan struktur organisasi, job description dan SOP yang ditanyakan mbak Yulia itu, saya juga kadang bingung, apakah job description yang baik itu mencakup seluruh judul sub proses yang ada di SOP ya? Maklum, di tempat saya job description juga seringkali tidak mengikuti work flow yang ada.
Terima kasih ya mas..
wassalam
Salam kenal juga Yuliana….. semoga anda tidak keberatan tulisannya saya share ke sesama yang lain, agar semua tulisan ini dapat berguna juga untuk teman yang lain tentunya.
1.Senang sekali bila saya bisa membantu dalam pembuatan SOP yang sedang anda kerjakan, dan mudah2an saya juga dapat menjawab semua kesulitan dan tantangan yang anda hadapi selama proses tersebut.
2.Untuk acuan buku pedoman pembuatan SOP saya tidak dapat menyampaikannya, saya belum menemukan yang sesuai. Mungkin bila anda dahulu kuliah Akuntansi, salah satu pelajaran yang diberikan adalah sistem akuntansi, disana bisa sebagai acuan dasar2x sistem.
Atau mungkin dapat juga mengikuti seminar SOP yang banyak diselengarakan dengan durasi 1-2 hari
3.Tentu saja berbeda , Job analisis merupakan sebuah proses yang untuk menghasilkan informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu (sesuai dengan golongannya).
Sedangkan SOP adalah tata cara pelaksanaan dari suatu proses (siklus).
4.Mana yang penting diantara keduanya……… tentunya keduanya penting dan berkaitan. Umumnya dalam proses pembuatan SOP harus didahului dengan adanya struktur organisasi yang lengkap dan jelas dan disertai dengan Job Description juga.
Semoga membantu…
salam,
From:
Yulia Soendari
To: Bang Toser
Salam kenal,
Saya baru saja membaca artikel mas janto di internet mengenai SOP. Saya tertarik sekali dan kebetulan saya sedang akan membuat SOP di perusahaan saya. Kiranya ada beberapa pertanyaan yang ingin saya tanyakan:
1. Bolehkah Mas Janto membantu saya dalam pembuatan SOP ini?
2. Kemudian jika mas bersedia membantu saya, maka kira-kira buku apa yang saya baca untuk semakin memahami SOP ini?
3. Apa perbedaan antara job analysis dan SOP?
4. Manakah yang lebih penting, job analysis atau pembuatan SOP? Apa alasannya?
Maaf ya mas.. begitu banyak pertanyaan yang telah saya ajukan karena saya masih pemula dan belum pernah melakukan hal itu.
Pengetahuan mas pasti dapat membantu saya.
Terima kasih sebelumnya.
Best regards,
Yulia Soendari
Terima kasih banyak Bang Toser atas masukannya yang sangat membantu saya.
Saya akan perbaiki yang ada sebelum disahkan karena bulan Oktober ini masuk dalam pembahasan lintas departemen.
Kedepan saya konsul lagi ya…..
Wassalam,
Mas Firdaus,
setelah saya membaca tulisan yang anda kirimkan seputar apa yang sudah dilakukan dan hasilnya, berikut beberapa hal yang dapat saya sampaikan:
1.Ada baiknya proses pembuatan SOP dilakukan secara lengkap dahulu (ada kebijakan, narasi, workflow jika diperlukan) baru dimintakan persetujuan kepada yang berwenang. Hal ini merupakan satu kesatuan yang terkait. Coba bayangkan bila ada menyiapan narasi dan kemudian disetujuan, selang beberapa waktu anda membuat lagi work flow untuk prosedur yang sama, tentunya PIC yang berwenang untuk menyetujui SOP tersebut harus membaca ulang sebelum menadatanganinya, me-refresh kembali apa yang sudah pernah ia setujui, bahkan bisa memungkinkan untuk meminta anda melakukan presentasi ulang atas apa yang sudah pernah anda lakukan sebelumnya.
So jangan sekedar ingin ada dahulu SOP, efek kebelakangnya akan banyak masalah yang harus dihadapi selain yang sdh sy sebutkan diatas.
2.Workflow memang penting, mengingat pembaca SOP tersebut ditujukan tidak hanya untuk satu jenjang kepangkatan saja, jadi bila memang diperlukan harus disiapkan juga.
3. Isi Narasi SOP yang sudah anda buat tidak ada yang salah. SOP tidak memiliki standard baku dalam penulisan, hanya isi nya saja yang mungkin dapat kita buat standard.
Point Kebijakan : mungkin dapat diperjelas lebih detail lagi. Misalkan untuk penerimaan bahan baku bagaimana bila bahan baku yang diterima kwalitas dan kwantiti tidak sesuai dengan Order, Bagaimana bila pembuatan FPB salah, siapa yang approve untuk konsisi diatas, dan masih banyak lagi
Point Prosedur : disesuaikan dengan kebutuhan saja apakah diperlukan penjelasan dan penggambaran detail mengenai proses dan distribusi dokumen.
semoga membantu.
salam,
Malam Bang Toser
Mau ikutan nanya neh, ada ngak contoh2 standart SOP untuk distribusi dan Marketing dalam sebuah perusahaan. kalau ada bisa di kasih contoh mas via japri. ok thanks mas
Salam kenal bobby……
Jika ingin ikutan bertanya dan berdiskusi silahkan saja, mungkin rekan-rekan yang lain pun akan bersedia berbagi dab berdiskusi juga.
salam,
Selamat sore Bang Toser,
Mau tanya lagi boleh ya………..
SOP saat ini saya buat adalah narasi yang nanti akan dibuatkan work flownya setelah SOP narasi disahkan.
Dalam SOP narasi tidak saya jelaskan alur dokumennya, artinya hanya alur kerja dan penggunaan dokumen apa saja dalam setiap kegiatan tsb. tidak apa-apa kan…? soalnya kalau saya jelaskan alur dokumennya, bingung nulisnya (panjang sekali dan berbelit). khawatir saya yang nulis ataupun yang baca SOP bingung semua……hehehe…..
Untuk alur dokumen rencananya akan dibuat setelah SOP narasi dan work flow disahkan. saya nyusun SOP-nya terlalu ribet gak Mas…?
Terima kasih banyak dan mohon tanggapannya karena sangat membantu saya.
Kalau boleh saya kirimkan SOP yang dibuat untuk minta tanggapan Mas kirim kemana ya Mas..? Biar saya tau apa yang masih kurang agar dapat saya perbaiki.
Wassalam,
Hallo Mas Firdaus …..
Saya coba jawab ya… begini tidak semua SOP dapat dipaksakan untuk memiliki alur dokumen. Ada SOP tertentu yang hanya berupa narasi saja. So jangan dipaksa ada ya….he3x
Mengenai pembuatan work flow dilakukan setelah SOP yang berupa narasi di sah kan. Ada sedikit pertanyaan dari saya , mengapa hal itu tidak dilakukan diawal dan bersamaan dengan work flow. Seolah-olah ada bagian terpisah dari SOP tersebut yang tidak di approve oleh Management. Sebaiknya SOP dalam satu paket lengkap dan di sahkan oleh Management.
salam,
Pagi Bang Toser..
Sekali lagi terima kasih atas artikelnya yg sangat bermanfaat hehe
Saya ngerjain SOP itu udah ada beberapa yg jadi, udah di approved dan dijalanin. Ada yg bikin saya bingung, selama ini kebijakan perusahaan itu seringkali berubah2 krn kondisi, misal mengenai sistem pembayaran dari dealer (saya kerja di Tossa Shakti – otomotif), yang mau ga mau berarti ngrubah lagi deh dokumen2 keluarnya. Klo semacam ini, apa perlu SOP juga direvisi?? Sehat ga ya klo bolak balik mengalami revisi untuk 1 kasus SOP?? Ato mungkin bisa dituangkan dlm bentuk dokumen/surat keputusan lain? Cuman klo ga direvisi, berarti apa yg berjalan jadi ga sesuai dong dg SOP.
Saya pernah coba bikin hirarki dokumen seperti : SOP secara umum, trus dibikin work instruction ato manualnya gitu, tp jadinya panjang sekali dan agak kesulitan krn dokumennya jadi terpisah-pisah. Klo mau tau mengenai kebijakan induknya musti nyari lagi di dokumen SOP induk.
Mohon sarannya mas.. trima kasih..
Pagi juga………..
Wah dah berjalan ya SOP nya…. selamat deh.
Bila SOP sudah disetujui dan berjalan tetapi ditengah perjalanan tersebut terdapat perubahan yang disebabkan kebijakan perusahaan yang selalu berubah-ubah seperti yang disampaikan, maka alangkah baiknya SOP pun harus menyesuaikan dengan kondisi terkini. Tetapi jangan sampai SOP yang baru (terakhir revisi) mau diimplementasikan ………ternyata kebijakan perusahaan akan dirubah lagi.
Perubahan SOP untuk kondisi awal (SOP baru) hal itu wajar, mengingat dalam proses implementasi dalam periode tertentu masih terdapat kelemahan internal control yang ditemukan.
Hal yang perlu dipertanyakan adalah bagaimana bila kebijakan perusahaan anda berubah terlalu cepat dan sangat dinamis sekali….. pasti ada yang perlu dicari tahu. Hal ini akan menurunkan motovasi karyawan dalam menjalankan SOP.
Mengenai hirarki SOP yang disampaikan, mungkin perlu pembenahan dalam pengkodean arsip SOP. Bila hal ini dilakukan dengan baik seharusnya tidak akan mengalami kesulitan dalam menemukan yang diperlukan.
semoga membantu.
salam,
Terimakasih atas pencerahannya mas hehe
oya, ada satu kasus di tempat saya, kadangkala dalam pembuatan alur/flow nya, kita kan menemukan kondisi positif (YES) dan negatif (NO) (simbol belah ketupat/keputusan) . Dari manajemen pengennya yg dituangkan itu yg kondisi positif aja (YES) karena menurut mereka terlalu banyak alternatif yg harus dituangkan kalo kondisi negatif (NO) ditulis juga dlm alur prosesnya.
Padahal menurut saya, kondisi negatif itu tetep harus ditulis agar jelas mengenai ketentuan yg harus dipenuhi untuk terlaksananya alur proses tersebut. Adapaun banyaknya alternatif tidak perlu ditulis semua, tetapi kasus tersebut dikembalikan kepada bagian di mana proses sebelum pengambilan keputusan terjadi, dengan kata lain kembali untuk diproses sampai dengan ketentuan kondisi menjadi YES itu terpenuhi dan proses tersebut dapat dilanjutkan ke bagian selanjutnya.
Bener ga si mas??
Yup….. benar sekali , SOP perlu menggambarkan dengan jelas untuk semua kondisi tersebut. Apalagi bila SOP tersebut ditujukan untuk operasional (pelaksana) yang memungkinkan terjadinya kondisi tersebut.
Penggambaran yang dimaksud oleh Management untuk tidak ditampilkan dalam flow mungkin dapat dituangkan dalam work flow saja yang lebih sederhana dari Flow Chart nya sendiri.
salam,
Selamat pagi mas
saya ingin tanya….umumnya pembuatan SOP itu membutuhkan waktu berapa lama ya? karena saya diberikan target 1 bulan ini (Sept’09).
Yang saya khawatirkan jika saya paksakan 1 bulan ini selesai adalah keterpaksaan karyawan (tidak sepenuh hati) dalam menjalankan SOP.
Dalam SOP itu harus dituliskan juga dokumen/bukti bahwa telah terjadi kegiatan dalam proses ya?
kalau selama ini dokumen/bukti tsb tidak ada berarti harus dibuatkan dan ditetapkan dahulu dokumennya?
Jika dalam SOP harus dituliskan dokumen/bukti yang mendukung kegiatan tsb berarti SOP baru bisa disahkan setelah dokumen/bukti tersebut ditetapkan dahulu?
Terima kasih ya mas
Pagi juga………
Mengenai waktu pembuatan SOP dapat disesuaikan dengan jumlah butiran SOP yang akan disiapkan. Umumnya kita menentukan dahulu prosedur apa saja yang akan Kita buat, siapkan time table nya, dari situ baru bisa dilihat waktu yang diperlukan berapa lama.
Bila terlalu dipaksakan SOP yang disiapkan terkesan asal jadi dan berikutnya akan terjadi banyak penyesuaian karena dengan waktu yang terbatas belum tentu semua informasi kita dapatkan dan ada bagian yang kita abaikan untuk mencapai target kita tersebut.
Tentu saja yang perlu disiapkan untuk SOP ya semua pendukungnya termasuk dikumen pembantu pelaksanaan SOP tersebut.
salam,
punten mas, sy bth panduan untuk membuat sop, kebetulan perusahaan sy bergerak dibidang niaga, en sy sendiri ditunjuk untuk menangani 3 unit spbu pertamina, nah… ini yang sy bikin mumet, baru jalan 6 bulan sy di minta oleh kantor pusat untuk bikin sop khusus untuk spbu, sy sdh mempelajari sop dari pertamina, akan tetapi cangkupannya terlalu luas dan panjang, sdh sy rangkum tapi tetap aja ga begitu mengena, sebetulnya sdh ada aturan dan peraturan dr perusahaan, tp isinya aturan umum,
nah… kalau ga keberatan mas janto yang baik, sy minta sample or contoh sop khusus untuk spbu, tolong ya mas,
sy sudah mempelajari dan ternyata banyak manfaatnya yang mas janto buat di website ni, di tunggu ya mas… trims
Mungkin untuk menjawab pertanyaan ada yang perlu dipertegaskan terlebih dahulu, seperti :
1.Apakah bila Kita menjadi patner Pertamina Kita wajib mengikiti seluruh SOP mereka?
2.Apakah yang anda perlukan sudah ada didalam SOP Pertamina?
Bila setiap SPBU wajib menjalankan SOP Pertamina, berarti anda tidak memiliki pilihan lain, karena mereka akan mengaudit pelaksanaan SOP tersebut.
salam,
Selamat pagi,
Pak saya boleh konsultasi ya dalam pembuatan SOP karena baru kali ini saya membuat SOP untuk perusahaan dengan jabatan saya sebagai internal auditor. Saya menyuruh seluruh divisi untuk menuliskan apa yang selama ini mereka kerjakan dan telah saya terima semua. Saya analisa hal2 yang perlu dibuat SOP tapi koq jadinya banyak ya dalam satu divisi karena menurut saya ada proses2 yang harus dibuatkan alurnya dalam SOP. Kalau tidak salah SOP itu hanya menerangkan alur kerja secara umum saja kan? Tapi kenapa banyak ya? Apa saya yang salah atau gimana?
Terima kasih sebelum dan sesudahnya.
Mas Firdaus,
Bila perusahaan sama sekali belum memiliki SOP ya wajar-wajar saja kalau jumlah SOP yang perlu disiapkan menjadi banyak. Tetapi janganlah lah putus asa, ini merupakan tantangan dan pembelajaran yang sangat berguna untuk kedepannya.
Coba dimulai dari menganalisa berdasarkan apa yang sudah mas miliki saat ini berdasarkan apa yang rekan-rekan sudah tuliskan. Analisa internal controlnya dahulu, pilih mana yang perlu diperbaiki secepatnya. So buatlah prioritas berdasarkan itu
SOP bisa dibuat secara umum dan juga lebih detail lagi tergantung SOP itu ditujukan untuk siapa. Bila untuk para Top manajemen perusahaan mungkin mereka tidak perlu detail work nya cukup ditampilkan workflow yang sederhana.
semoga membantu dan berusaha terus
salam,
Thanks pak sedetail itu saya dapat panduan SOP, kebetulan saya kerja di tempat yang baru dan disuruh untuk membenahi manajemen dan hal-hal teknis yang berkaitan dengan SOP. Sedang saya proses dan nanti kalau ada apa boleh konsul ya….., karena memang perusahaan broiler di Bandung yang satu ini masih konvensila betul.
Bisa konsul apa aja ya?
Salam,
Ibnu Shobari
Elgho Enterprise
Sama-sama……..semoga semua lancar dan sukses pembenahannya.
Silahkan saja bila ada yang ingin didiskusikan.
salam,
Nice article anyway..
Mas mohon masukan ni..saya kan punya usaha di bidang kursus pendidikan untuk anak…saya ingin tahu utk SOP nya perlu dibuat per bidang ya…misalkan bidang akademik, keuangan, SDM, Marketing…spt itukah?…Sebenarnya unsur2 yang wajib ada dalam penyusunan SOP itu apa saja ya…trus apa kaitan terdekatnya dengan KPI (Key Performance Indicator)….
Mohon jawaban…Big thx
Best Regards-Apri
Dear Apri Hidayati,
Apa yang anda utarakan sudah tepat untuk hal-hal yang spesifik alangkah baiknya dibuat per bidang seperti yang sudah anda lakukan : Bidang akademik, keuangan, Marketing.
Mengapa perlu dilakukan demikian…? karena seperti sudah saya utarakan diatas untuk hal yang spesifik perlu sibuat SOP per bidang. Setiap bidang punya karakteristik dan keunikan sendiri yang tidak dapat disatukan.
Tetapi bilamana bidang tersebut termasuk kategori umum seperti SDM, dapat dibuat global untuk semua bidang (bagian Bidang akademik, keuangan, Marketing sesuai contoh anda SOP SDM adalah sama)
Untuk unsur SOP, hal ini sudah saya utarakan dalam artikel saya dimana SOP itu umumya terdapat Definisi, Kebijakan (policy), Penjelasan (bisa berupa gambar flow chart atau narasi), lampiran yang diperlukan (seperti formulir untuk mendukung SOP tersebut bila ada)
Sebenarnya KPI dan SOP tidak ada hubungannya. Setau Saya KPI digunakan sebagai tool bagi Kita dalam mencapai tujuan. Dalam hal ini anda menggunakan KPI untuk penyusunan SOP. KPI itu bersifat umum dan dapat digunakan oleh semua orang sebagai tool saja. Disana terdapat Tujuan (yang tentunya akan berbeda antara oarang yang satu dengan yang lainnya), terdapat juga target dan cara pelaksanaannya.
Semoga membantu,
salam
Bang Toser…
kalo untuk di pemerintahan bagaimana ya… terkait dengan perijinan
makasih.
Mudah-mudahan jawaban yang saya sampaikan sesuai dengan apa yang anda harapkan, mengingat pertannyaannya kurang jelas.
Dalam Pemerintahan juga terdapat SOP, sama dengan perusahaan. Untuk mendapat perijinan yang diperlukan ada proses dan step-step yang harus dilalui dan standard kelengkapan dokumen yang harus dipenuhi. Tentunya dalam mengurus perijinan di pemerintahan setiap lembaga punya aturan yang berlainan sehingga otomatis SOP yang diterapkan juga berbeda.
Semoga membantu….
salam,
Nice article Mas..
Sangat membantu saya untuk koreksi kerjaan yang selama ini saya lakukan (maklum masih pemula)
Senang juga dapat membantu dan berbagi.
salam,
klo Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan itu isinya mengenai apa yah mas? apakah sama dengan Standard Operating Procedure?
Bisa dikatakan sama…… Dalam SOP perusahaan salah satunya terdapat SOP Finance and Accounting.
Sistem Akuntasi dibuat dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, semakin besar perusahaan tersebut tentunya sistem nya akan semakin komplek.
Salam Kenal,
Artikel yang bagus dan bermanfaat. Kalau boleh, bisa saya minta emailnya pak? Saya kerja di bagian prosedur, ada beberapa hal yang ingin saya konsultasikan terkait dengan SOP 🙂
mo tanya, bisa tlg bikin contoh SOP bagian engineering ? kebetulan aku kerja di pabrik dan disuruh bikin SOP.
terima kasih ya mas’
Membuat SOP untuk bagian Engineering, bisa saja….kan sama dengan pembuatan SOP lainnya. Yang terpenting ikuti langkah-langkah penyusunan yang ada, (sebagai gambaran ada langkah yang sudah saya upload dalam artikel). Lakukan inventarisasi kebutuhan SOP yang akan dibuat, juga tentukan prioritasnya.
Kebetulan saya punya pengalaman sedikit untuk topik yang Mas tanyakan. Bila masih ada yang ingin ditanyakan silakan.
Semoga membantu dan jangan ragu untuk memulai , pasti bisa kok.
mas nanya donk . . .
untuk bikin SOP yang “Sebenar benar nya itu gimana yah?
(cerita dikit yah . . .) saya kebetulan bekerja di sebuah konsultan di jakarta, untuk job desk saya adalah di bagian system and procedure. intinya handle mengenai pembuatan SOP dari sebuah perusahaan lain (client) sampai saat ini saya sudah pernah membuat hanya 2 client saja, pertama perusahaan yang bergerak dalam bidang eksplorasi dan perusahaan perkebunan kelapa sawit.
tahap tahap yang pernah saya jalani untuk pembuatan SOP ini antara lain, awalnya mengetahui struktur organisasi dari suatu perusahaan. mengetahui job deskripsi dari setiap personil bagian2 yang ada. mengetahui alur proses dari bagian per bagian. mengetahui proses2 apa aja yang ada dalam perusahaan tersebut dan hubungan2 dengan bagian lain. mengetahui formulir2 yang digunakan dalam proses tersebut. otorisasi mengenai formulir2 tersebut.
dari semua itu kita rangkum, kita “review” kita mengetahui seluruh proses yang ada, kemudian kita gambarkan dalam bentuk flowchart yang seharusnya (disesuaikan dengan fungsi internal control) dan kita buatkan juga formulir2 nya untuk melengkapi proses2 tersebut.
yang inign saya tanyakan:
apakah antara satu SOP perusahaan dengan SOP perusahaan lain dapat kita “mix and match” contohnya : untuk di perusahaan eksplorasi untuk bagian keuangan dalam proses penerimaan bank dan pengeluaran bank bisa juga digunakan dalam perusahaan kelapa sawit?
misalnya dalam satu perusahaan tersebut sudah ada “SOP” namun belum dibukukan, kemudian kita membuatkan SOP tersebut, lengkap dengan formulir2 nya. namun perusahaan tersbut juga sudah ada formulir yang berjalan, namun tidak sesuai dengan internal control, hanya sebatas formulr aja. untuk kasus tersebut bagaimana menyikapinya? apakah kita tetap “kekeuh” terhadap apa yang kita buat, atau kita mengikuti apa yang telah berjalan dengan sebelumnya?
duuuh . . . makin bingung saya nulisnya . . saking banyaknya yang pengen saya tanyain .. :p
untuk sekarang segini dulu deh yah mas . . terima kasih banget untuk jawabannya . .
oiya . . mas, hehehehe . . bisa tlng kasih pendapat masalah SOP yang udh saya buat ga?
klo bisa mungkin nanti saya kirim by email, tapi saya hide nama perusahaannya yah . . saya pengen tau kelemahan2nya . . . maklum masih baru banget nih . . masih butuh bimbingan . 🙂
thanks,
best regards,
alfri
Apa yang Mas Alfri lakukan dalam pembuatan SOP langkah2nya sudah cukup baik.
Untuk pertanyaannya saya coba jawab ya…….
Kebetulan Mas Alfri menangani 2 client yang memiliki bidang usaha yang cukup berlainan. Nah untuk hal tersebut Kita tinggal melihat kondisi apakah SOP yang sudah pernah Kita buat sebelumnya dapat diaplikasikan pada perusahaan yang lain (untuk topik SOP yang sama). Sangat jarang ditemui SOP tersebut dapat 100% diadopsi langsung apalagi bisnis usahanya berbeda.
Sebenarnya satu topik SOP itu memiliki satu konsep dasar yang sama, seperti yang mas Alfri berikan contoh : proses penerimaan bank dan pengeluaran bank. Secara umum penerimaan bank pasti didahului dengan adanya tagihan/ invoice yang dikeluarkan dst sampai dengan proses pembukuan oleh Accounting.
Perbedaan akan muncul dalam penanganan interal control nya dan hal ini harus dibicarakan dengan manajemen perusahaan. Kita atau terutama Mas sebagai seorang konsultan harus memberikan pendapat bagi perusahaan yang menjadi client Mas…. meskipun segala keputusan ada ditangan manajemen perusahaan itu sendiri.
Bila masih ada sesuatu yang ingin didiskusikan silahkan, bisa dikirim ke email saya.
Semoa membantu dan gak tambah bingung ya….he3x
Nice Article..
Izin copas boleh?
Silahkan, semoga bermanfaat
Yup, emang siy enak jadinya klo kerja udah ada SOP nya. Cuman di tempatku ga ada bagian khusus n PIC yg emang diplot buat bikin itu.
Ak yg didaulat untuk bikin SOP aja masih anak kemaren sore yg cuman tau dikit banget mengenai aturan perusahaan, itu pun krn udah kebiasaaan krn long enough kerja dsini.
Any suggestion for me? Pusing niyyy..sendirian dg job yg disambi2 pula.
Memang kalo tidak ada bagian khusus yang mengurusin hal tersebut dah pasti akan sulit. Semua pihak ingin enak untuk departemennya sendiri. Bila pekerjaan pembuatan SOP juga dirangkap oleh satu orang secara umum pekerjaan ini akan dilakukan belakangan setelah pekerjaan utama terselesaikan.
Mungkin saran yang dapat saya berikan adalah coba tentukan prioritas pembuatan SOP nya, dan luangkan waktu untuk pembuatan dan pembahasan dengan PIC yang terkait.