Home > STANDARD OPERATING PROCEDURE > Kepemimpinan dalam Penerapan SOP

Kepemimpinan dalam Penerapan SOP

Banyak orang dalam kepemimpinan di suatu perusahaan menyepelekan penerapan system standarad (baku)  dalam aktivitas kerjanya. Tetapi tanpa disadari hal tersebut justru merugikan perusahaan.

Gaya kepemimpinan ada beberapa macam dan yang kita kenal diantaranya Kepemimpinan Otoriter, Kepemimpinan Demokratis dan Kepemimpinan Bebas.

Tentu saja Kita sudah mengetahuinya bahwa Kepemimpinan yang terbaik adalah Gaya Kepemimpinan yang Demokratis dimana gaya kepemimpinan ini terjadi komunikasi 2 arah baik dari atasan maupun bawahan. Keputusan yang diambil juga melibatkan semua pihak tidak one man show.

Pada kesempatan ini Saya tidak akan membahas tipe Kepemimpinan yang seperti ini, tetapi Saya ingin memberikan gambaran untuk gaya kepemimpinan yang lainnya.

Seorang pemimpin dengan gaya kepemimpinan yang otoriter terhadap bawahan dan juga selalu membuat keputusan yang berubah-ubah setiap saat membuat bawahan tidak dapat menentukan langkah mana yang harus mereka ambil. Gaya kepemimpinan seperti ini masih banyak terjadi dan dapat dilihat dalam peraturan perusahaannya yang mengatakan bahwa aturan pertama adalah Pimpinan selalu benar. Peraturan kedua adalah bila Pimpinan salah maka lihatlah kembali aturan pertama.

Kekhawatiran para bawahan akan tampak sekali bila ada kasus atau pertanyaan dari Supplier atau Buyer Perusahaan. Mereka tidak dengan sigap membantu untuk memberikan respon dan juga solusi, melainkan hanya diam dan menunggu intruksi atasan.

Mereka semua ragu untuk bertindak dengan alasan yang utama adalah takut salah memberi jawaban dan akan kena teguran atasan, padahal untuk kasus yang sama tersebut sebelumnya bisa saja Atasan telah menentukan suatu keputusan tertentu hanya karena tidak distandarisasi maka bawahan tidak dapat mengambil kesimpulan bahwa hal tersebut yang harus ia lakukan selanjutnya.

Saya menemukan sebuah kasus dam perusahaan yang disebabkan tidak adanya System dan gaya kepemimpinan yang otoriter, seperti hal diatas.

Sebuah Perusahaan Manufacture, sebut saja PT.ABC . Perusahaan ini sudah cukup lama berdiri lebih dari 20Tahun. Perusahaan memiliki Head Office dan beberapa anak perusahaan. Saat ini Perusahaan tersebut berjalan dan tidak memiliki system yang baku untuk operasional perusahaannya.

Hal yang dapat tercermin dari didalam Perusahaan tersebut saat saya melakukan kunjungan :

1.MARKETING – Proses penerimaan order untuk sample.

Order diterima berdasarkan keputusan Pimpinan Perusahaan(PP) karena beliau merangkap juga menjadi Tenaga Marketing.

PP dapat dengan sepihak menghentikan proses produksi yang sedang berjalan dan meminta mengganti produksi dengan pembuatan order sample yang belum pasti order tersebut akan mereka dapatkan.

Dalam hal ini dapat kita lihat bahwa gaya kepemimpinan yang otoriter ada disini. Entah PP sadari atau tidak, jadwal proses produksi untuk item tertentu akan terganggu dengan adanya permintaan khusus tersebut. Efek yang ditimbulkan:

a.Schedule produksi akan terganggu

b.Schedule pengiriman tidak tepat waktu

c.Bisa saja Perusahaan bisa saja harus membayar penalty akibat keterlambatan pengiriman barang.

d.Bila hal ini berlangsung terus kepercayaan Buyer akan image dari perusahaan akan hilang.


2. PURCHASING – Proses Pengadaan barang dan jasa.

Pembelian material baik untuk kwalitas, kwantitas dan juga harga dilakukan oleh seorang Purchasing tanpa melibatkan pihak lain yang berkepentingan.

Disatu sisi PP berhak untuk menentukan pembelian material tertentu kepada Supplier yang bisa saja memiliki hubungan khusus dengan PP.

Disini terlihat kembali gaya kepemimpinan yang otoriter tanpa  adanya  penerapan internal control yang baik  dan rawan terjadi kecurangan.


3.PRODUKSI – Proses Pengolahan

Penggunaan Raw Material yang tidak terkontrol dengan baik, demikian juga dengan material sisa produksi yang masih memiliki nilai jual.

Kurangnya koordinasi dengan bagian lain seperti Marketing, Merchandiser, Riset Development dalam penerimaan order sehingga sering terjadi Delay Delivery, Kesalahan Produksi, barang cacat karena kerja QC yang tidak maksimal.

Kepemimpinan yang terjadi disini adalah kepemimpinan bebas, dimana Head Produksi menentukan sendiri cara proses produksi untuk menghasilkan Finish Good yang diminta.


4.FINANCE – Proses Pengeluaran Uang

Finance dengan leluasanya meminta  dan mengeluarkan sejumlah dana untuk pembayaran kepada semua Supplier atau untuk kepentingan dari operasional perusahaan.

Disini terlihat kembali Gaya kepemimpinan yang bebas, Internal Kontrol yang lemah, dan penggunaan dana yang kurang terkontrol

Kalau dilihat dari Kasus ini dan dihubungkan dengan System dan Kepemimpinan, maka dapat disimpulkan bahwa dilihat dari  bisnis perusahaan yang sudah tidak kecil lagi, maka Internal Control perusahaan tersebut sangat lemah dan gaya kepemimpinan yang otoriter dan bebas tersebut bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan itu sendiri.

Untuk kedepannya bila perusahaan ingin lebih baik lagi dari semua aspek yang ada di perusahaan  maka apa yang harus dilakukan oleh pemilik perusahaan tersebut?

I.System Standard,

Perusahaan  harus memiliki System yang Standard (SOP) untuk semua depatemen yang ada. Siapakan dengan jelas semua aturan mainnya.

II.Otorisasi

Siapkan otorisasi pejabat yang berwenang untuk setiap departemen dalam hal penandatangan dokumen perusahaan.

III.Pimpinan Perusahaan dan Gaya Kepemimpinan

Sangat penting peran dan komitmennya untuk mendukung penerapan System Standard tadi. Pemimpin yang juga taat dan tunduk dalam system standard yang telah dibuat bersama.

Terapkan Gaya kepemimpinan yang demokratis, libatkan semua PIC yang berkepentingan sehingga semua merasa dihargai dan mereka akan menjalankan perkerjaannya dengan senang hati tanpa ana unsur terpaksa.

System yang baik dengan kepemimpinan yang tidak sesuai akan memberikan hasil yang tidak maksimal bagi perusahaan, mengingat system yang dibuat sebaik apapun bila pelaksana tidak mengacuhkan system maka system yang baik itu akan menjadi sia-sia. Oleh karena itu diperlukan kepemimpinan yang baik juga untuk menunjang system tersebut. Kepemimpinan yang tegas dalam memberikan arahan dan cara mencapainya, adil untuk semua karyawan.

Termasuk dalam kriteria apakah anda sebagai Pimpinan Perusahaan ????

Related Topik Links:

1.Apa dan Apa Standard Operating Procedure

2.Mengenal SOP dalam Perusahaan

3.Pengelolaan Dokumen SOP

4.Review SOP

5.Sebuah System yang Baik

6.SOP ditujukan untuk siapa

7.SOP secara Komputerisasi

8.Building Management dan SOP

9.SOP Pada Perusahaan Jasa Service

10.Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP

11.6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

About these ads
  1. Nilton Gusmao
    May 16, 2011 at 8:29 am | #1

    Salam Bang Toser…

    Membaca artikel ini menyadarkan saya akan pentingnya SOP dalam perusahaan. Bang Toser menyediakan juga jasa pembuatan SOP buat perusahaan yang membutuhkan nda? Kalau iya, kami bermaksud undang untuk membantu meciptakan SOP sesuai kondisi usaha kami, karena selama ini penerapan SOP belum kami terapkan, dan sudah lama kami mencari jasa konsultan independent untuk membantu menciptakan SOP yang cocok, karena usaha yang kami punya bermaksud menuju perusahaan profesional yang bersertifikasi dan lepas dari managemen kekeluargaan.
    Demikian dan terima kasih….

    Nilton…

    • Bang Toser
      May 16, 2011 at 1:19 pm | #2

      Salam kenal dari saya……..

      Pls check email.

  2. ariya primindra
    July 9, 2010 at 4:50 pm | #3

    Thanks A Lot….klo boleh ada info seminar di publish

  3. April 28, 2010 at 8:27 pm | #4

    Artikelnya sangat menarik

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: