Archive

Archive for the ‘STANDARD OPERATING PROCEDURE’ Category

Penerapan SOP dalam Family Business

March 20, 2012 Leave a comment

Perusahaan keluarga adalah sebuah perusahaan yang dimiliki, dikontrol, dan dijalankan oleh anggota sebuah atau beberapa keluarga. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa semua pekerja dalam perusahaan harus merupakan anggota keluarga. Banyak perusahaan keluarga, terutama perusahaan-perusahaan kecil, memperkerjakan orang lain untuk menempati posisi rendahan, sementara posisi tinggi dan penting (top management) dipegang oleh orang dari dalam keluarga pemilik perusahaan.

Partisipasi keluarga dalam perusahaan dapat memperkuat perusahaan tersebut karena biasanya anggota keluarga sangat loyal dan berdedikasi tinggi terhadap perusahaan milik keluarganya. Meskipun demikian, seringkali timbul masalah-masalah dalam mengatur perusahaan keluarga.

Tidak sedikit anggota keluarga yang terlibat dalam perusahaan bekerja tidak profesional dan banyak menimbulkan masalah buat perusahaan juga.

Penerapan SOP untuk Family Business memiliki tantangan yang besar, mengingat semua anggota keluarga adalah bos disana, anggota keluarga bisa memerintah atau menolak suatu keputusan bersama meskipun secara struktur posisi mereka mungkin dibawah orang yang lebih tinggi levelnya. Dan orang dengan posisi yang tinggi pun tidak bisa berbuat profesional menimbang keamanan karir beliau di kursi yang empuk yang dia tempati saat ini. Pejabat ini takut akan kehilangan posisinya…………akhirnya hanya bisa menerima keadaan. Member of Family Business dengan seenaknya melakukan sesuatu dengan tanpa resiko ada pemecatan, so dalam hal ini tidak berlaku Punishment bagi kalangan keluarga sedangkan untuk Reward pasti sangat wajib harus ada bagi mereka.

Bukan tidak mungkin dan pernah abang mendengar pemberitan bahawa mereka anggota keluarga juga selain bekerja untuk perusahaan tetapi mereka memperkaya diri sendiri dengan kekuasaan mereka di perusahaan itu, sedangkan fungsi kontrol tidak ada disana… walaupun ada dapat dipastikan tidak akan bertahan orang yang di tempatkan di posisi itu karena mendapat tekanan dari kalangan keluarga.

Penerapan SOP dalam kondisi seperti ini adalah hampir tidak mungkin dapat berjalan dengan baik dan dapat diterima oleh semua pihak. Mungkin dapat dikatakan keberhasilan penerapan SOP sangat kecil selama mereka (Member of Family Business) tidak bisa terbuka untuk profesional.

Contoh ciri khas kerja di family business yang umumnya terjadi diantaranya:

  1. Karyawan dari kalangan keluarga biasanya tidak disiplin dalam hal absensi, cuti
  2. Anggota keluarga dalam perusahaan bertindak sesuka hati karena tidak ada resiko punishment dan yang terburuk dipecat. Bertindak dalam hal pengeluaran uang, pembelian, dll.
  3. Anggota keluarga dalam perusahaan tidak bisa diskusi, yang ada lebih banyak intruksi.
  4. melakukan penunjukan langsung untuk pengadaan
  5. Karyawan dari kalangan keluarga memberikan perintah kepada siapa saja yang dia suka. Yang diberi perintah belum tentu memiliki keahlian yang diperlukan.
  6. Bidang yang kata orang dikatakan basah, akan diisi oleh anggota keluarga, misalkan keuangan, pengadaan barang dan jasa, tender.

Langkah-langkah pembuatan dan penerapan SOP dalam Perusahaan Family Business yang dapat dilakukan diantaranya:

  1. Meyakinkan manajemen atau pemilik akan resiko yang akan timbul bila perusahaan tidak disertai dengan SOP yang jelas.
  2. Meyakinkan manajemen akan adanya internal kontrol yang lebih baik
  3. Masuk dan melakukan pendekatan kepada generasi baru dalam lingkungan keluarga yang mungkin memiliki pandangan yang lebih terbuka.
  4. Gunakan pihak ke-3 dalam melakukan perubahan, bisa dengan konsultan yang menyuarakan pembaharuan.

Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP

April 6, 2011 3 comments

Penerapan SOP dalam suatu perusahaan tetunya didasari untuk berbagai kepentingan baik dari sisi Pemilik Perusahaan dan juga Karyawan Perusahaan tersebut.

Tetapi dalam prakteknya penerapan SOP terkadang tidak berjalan mulus seperti yang diharapkan. Apa saja dan mengapa hal ini bisa terjadi, tentunya terdapat beberapa akspek yang menyebabkan hal tersebut.

PERUSAHAAN LAMA

Pada Perusahaan yang sudah berjalan penerapan SOP akan terasa lebih sulit dibandingkan dengan penerapan SOP pada perusahaan baru. Karyawan pada perusahaan lama umumnya sulit untuk menyesuaikan suatu perubahan system yang sudah mereka jalankan sekian lamanya. Sifat umum manusia yang akan merasa terusik dengan adanya suatu system baru yang baku, merasa kebebasan yang dimiliki mulai dibatasi, birokrasi persetujuan dokumen, Administrasi yang menjadi bagian dari tambahan pekerjaan, dsb.

Karena sebagian hal diatas tersebut maka terkadang karyawan menjadi apatis terhadap penerapan SOP yang akan berjalan.  Mereka tidak mendukung sepenuhnya terhadap kelancaran berjalannya SOP tersebut.

Sebagian lagi Leader di perusahaan Lama terkadang memang sengaja berbuat seperti itu, tidak mendukung kesuksesan penerapan system SOP yang sudah diputuskan atau mungkin dari praproses penyiapan sudah apatis dan berusaha agar system SOP tersebut di batalkan. Tidak menutup kemungkinan ada sesuatu hal yang perlu dipertanyakan oleh manajemen terhadap prilaku Leader yang demikian. Mengapa system SOP ditolak, ada apa, dsb ??????

Sebagian Leader dalam perusahaan juga ada yang berusaha tidak mensukseskan SOP yang sudah ditetapkan oleh Manajemen. Yang lebih parah mungkin SOP dalam perusahaan dianggap sebagai penghambat operasional perusahaan, merasa tidak bebas bergerak. Dan bilamana menungkinkan SOP dihilangkan saja.

Beberapa kendala juga dapat dilihat mulai dari  proses pembahasan  dan penyempurnaan SOP yang berbelit-belit dan memakan waktu yang lama sampai proses persetujuan dilakukan hal serupa juga. Mungkin ada harapan orang akan jenuh karena proses pembahasan dan penyelesaian yang memakan waktu panjang dan akhirnya akan dilupakan orang.

PERUSAHAAN BARU

Dibandingkan dengan Perusahaan yang sudah berjalan dan memiliki system sebelumnya, Perusahaan baru akan lebih mudah untuk penerapan suatu system SOP. Mungkin semua hal yang menjadi permasalahan karyawan di perusahaan lama tidak akan terjadi disini.

Kendala yang mungkin terjadi mungkin lebih ditekankan pada kesesuaian / kecocokan penerapan system tersebut dengan bisnis dan kebijakan pimpinan perusahaan saja. Boleh dibilang masih dalam posisi trial and error semata.

KESIMPULAN

Berkaitan dengan kendala penerapan SOP diatas, maka terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dan disadari oleh semua pihak yang ingin menerapkan system SOP:

  1. Perusahaan wajib memiliki sebuah system yang baku untuk kelancaran operasional perusahaan itu sendiri.
  2. System tidak ada yang sempurna dan selalu berkembang menyesuaikan kebutuhan. Oleh karena itu perlu selalu dilakukan review secara periodik terhadap system yang berlaku.
  3. Sehebat apapun system yang ada dan karena system di ciptakan oleh Manusia, maka Faktor utama yang dapat mensukseskan penerapan SOP tersebut adalah manusia-nya juga. Komitment dan ketegasan dalam menjalankan sebuah system itu yang diperlukan. Tentunya hal ini lebih ditujukan pada pemegang kendali/ key persons pada perusahaan. Manajemen berani bertindak tegas terhadap mereka yang melakukan penyimpangan terhadap penerapan system yang diberlakukan.
  4. Berikan Punishment and Reward terhadap penerapan System SOP tersebut. Hal ini berlaku umum untuk semua karyawan perusahaan.
  5. Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung penerapan SOP tersebut. Manajemen tidak boleh menutup mata akan hal ini, tentunya penerapan system adalah cost, dampak langsung yang akan dirasakan manajemen. Sedangkan manfaat akan dirasakan tidak langsung saat itu juga melainkan pada masa mendatang dan mungkin tanpa terlihat secara fisik menfaat tersebut. Mungkin saja Manajemen perlu menyiapkan tambahan tenaga kerja bila diperlukan untuk urusan administrasi System tersebut.
  6. Dokungan Manajemen untuk Penanggungjawab SOP sangat diperlukan dalam mensukseskan pelaksanaan SOP yang baik di lingkungan perusahaan.

Related Topic Link:

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

Pengelolaan Town House

SOP Pada Perusahaan Jasa Service

March 1, 2011 Leave a comment

Pada kesempatan ini Saya ingin membahas sedikit mengenai SOP apa saja yang diperlukan dalam sebuah perusahaan Jasa Service.

Pertaman-tama ada baiknya Kita mengetahui dahulu apa yang dimaksud perusahaan Jasa Service disini. Perusahaan Jasa Service adalah Perusahaan yang bisnis utamanya adalah memberikan pelayanan jasa untuk kepentingan pihak lain. Jasa disini bisa beraneka macam seperti  jasa perawatan, jasa perbaikan, jasa kebersihan, dll.

Bisnis apa saja yang masuk dalam kriteria perusahaan Jasa Service yang dimaksud diatas? Mungkin bisnis usaha yang masuk kriteria ini diantaranya adalah :

1.Perusahaan Jasa Servive Elevator dan Eskalator,

2.Jasa Cleaning and Maintenance Air Conditioner,

3.Jasa Cleaning & Maintenance Air Cooled Package,

4.Jasa Cleaning & Maintenance Water Cooled Package,

5.Jasa Cleaning & Maintenance Cooling Tower,

6.Jasa Maintenance Penyewaan Tanaman Hias,

7.Jasa Maintenance Mesin Genset,

8.Jasa Pest Control,

9.Jasa Keamanan dan masih banyak lagi.

Secara umum SOP yang ada dalam perusahaan diatas dapat dikelompokan menjadi:

1.SOP Dept Marketing, didalamnya akan ada prosedur yang membahas dan berhubungan dengan konsumen, promosi, komplain, dll.

2.SOP Dept Tehnik/Service, didalamnya akan ada prosedur yang membahas proses dan langkah-langkah perawatan, pengananan masalah, perbaikan, pemeriksaan.

3.SOP Dept Pengadaan, didalamnya akan ada prosedur yang membahas proses pengadaan material/barang dan jasa untuk kepentingan operasional dan juga penerimaan material/ barang, stock barang, pengeluaran material/barang.

4.SOP Dept Finance Accounting, didalamnya akan ada prosedur yang membahas proses penerimaan dan pengeluaran uang dan juga pencatatan.

5.SOP Dept HRD dan GA, didalamnya akan ada prosedur yang membahas proses yang berhubungan dengan kepegawaian dan penggunaan juga perawatan asset perusahaan.

Internal Control yang perlu mendapat perhatian lebih dalam SOP  Perusahaan Jasa Service ini adalah pada Dept Teknik/ Service., mengingat Jasa  Service berhubungan dengan keahlian/ skill yang dimiliki dan juga Human. Sebaik apapun SOP atau System yang disiapkan tetapi faktor Human sangat berperan dominan dalam membawa  sukses berjalannya sebuah SOP/ system.

Related Topic Link:

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

Pengelolaan Town House

Prinsip dalam GCG

December 3, 2010 2 comments

Good Corporate Governance (GCG) adalah rangkaian proses, kebiasaan, kebijakan, aturan, dan institusi yang mempengaruhi pengarahan, pengelolaan, serta pengontrolan suatu perusahaan.

Tata kelola perusahaan juga mencakup hubungan antara para pemegang kepentingan (stakeholder) yang terlibat serta tujuan pengelolaan perusahaan. Pihak-pihak utama dalam tata kelola perusahaan adalah Pemegang Saham, Manajemen dan Dewan Direksi. Pemangku kepentingan lainnya termasuk karyawan, pemasok, pelanggan, bank dan kreditor lain, regulator, lingkungan, serta masyarakat luas.

Dalam melakukan GCG ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan diantaranya:

1.Akuntabilitas (accountability)

Prinsip Akuntabilitas beriisi wewenang yang dimiliki oleh Komisaris dan Direksi beserta tanggungjawab kepada pemegang saham dan stakeholders lainnya. Dewan Direksi bertanggung jawab atas keberhasilan pengelolaan perusahaan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh pemegang saham. Komisaris bertanggung jawab atas keberhasilan pengawasan dan wajib memberikan nasehat kepada Direksi atas pengelolaan perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pemegang saham bertanggung jawab atas keberhasilan pembinaan dalam rangka pengelolaan perusahaan.

2.Kewajaran (fairness)
Prinsip kewajaran adalah prinsip pengelolaan perusahaan atau institusi yang didasarkan pada keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Seluruh pemangku kepentingan harus memiliki kesempatan untuk mendapatkan perlakuan yang adil dari perusahaan. Pemberlakuan prinsip ini di perusahaan akan melarang praktek-praktek tercela yang dilakukan oleh orang dalam yang merugikan pihak lain. Setiap anggota direksi harus melakukan keterbukaan jika menemukan transaksi-transaksi yang mengandung benturan kepentingan.


3.Pertanggungan-jawab ( responsibility)
Prinsip pertanggungjawaban adalah Prinsip dimana pimpinan  perusahaan dan seluruh karyawan perusahaan melakukan kegiatannya secara bertanggung jawab baik terhadap perundangan yang berlaku, regulasi, kontrak maupun SOP Perusahaan).

4.Keterbukaan (transparancy)

Prinsip transparansi adalah menekanan untuk melakukan keterbukaan  yang tepat dalam hal informasi keuangan, data perusahaan termasuk kinerja didalamnya. Sebagai contoh kerterbukaan adalah proses pengambilan keputusan, mengemukakan informasi hasil Audit dan penyampaian informasi perusahaan kepada stakeholder dan shareholder.

5.Kemandirian (independency)
Prinsip ini menuntut para pengelola perusahaan agar dapat bertindak secara mandiri sesuai peran dan fungsi yang dimilikinya tanpa ada tekanan-tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan SOP perusahaan yang berlaku.

Related Topic Link:

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

Pengelolaan Town House

Apa dan Apa Standard Operating Procedure

Mengenal SOP dalam Perusahaan

Review SOP

SOP ditujukan untuk siapa …???

Pengelolaan Dokumen SOP

Sebuah System yang baik

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Building Management dan SOP

SOP Pada Perusahaan Jasa Service

e-Procurement

September 8, 2010 Leave a comment


Apa Itu e-Procurement

e-Procurement secara sederhana dapat dikatakan sebagai sistem pengadaan barang atau jasa yang dilakukan dengan media electronic (via web/ internet). Didalamnya akan memuat Data Supplier, Katalog Material, Sistem Pemesanan, Sistem Pembayaran, Sistem Pengiriman, dll. Hal ini akan sangat menunjang prinsip dari Good Corporate Governance (GCG) yang diterapkan dalam perusahaan.


Apa Manfaat e-Procurement

Manfaat yang didapat dengan sistem e-Procurement ini diantaranya:

  1. Efisiensi Waktu (real time proces), dimana semua proses akan menjadi lebih cepat.
  2. Barang tersedia pada waktunya, sehingga ada efisiensi yang terjadi untuk biaya persediaan dan penyimpanan.
  3. Cash Flow Menagement Perusahaan akan terjaga dengan baik.
  4. Mengurangi biaya operasional (administrasi).
  5. Tranparansi dalam pengadaan barang dan jasa.
  6. Produktifitas kerja optimal. (tidak perlu bertemu antara pihak buyer dan supplier/ kontraktor).

Kendala penerapan e-procurement

Dalam menerapkan system e-procurement harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Standard Operating Procedure (SOP). Harus sudah memiliki SOP yang baku untuk menjalankannya dan hal ini akan menjadi pegangan antara buyer dan supplier/ kontraktor.
  2. Teknologi ( software  dan hardware) yang akan digunakan.
  3. Jaringan internet yang baik
  4. Pelaksana (SDM) yang kompeten.


Gambaran Umum Penerapan e-Procurement

Pada saat ini pemerapan e-procurement mulai diterapkan di perusahaan-perusahaan baik Perusahaan Swasta maupun Perusahaan Pemerintah. Terutama untuk Perusahaan Pemerintah, penerapan ini dapat dilihat dengan adanya Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).


Tugas Pokok dan Fungsi LKPP adalah :

  1. Menyusun kebijakan, regulasi, norma, standar, prosedur, manual dalam bidang pengadaan barang/jasa pemerintah termasuk pengadaan badan usaha dalam rangka kerjasama pemerintah dengan Badan Usaha.
  2. Menyusun strategi, kebijakan, rencana, program pembinaan SDM serta sistem pengujian kompetensi profesi di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah.
  3. Memberikan bimbingan teknis, advokasi, pendapat, rekomendasi dan tindakan koreksi, bantuan, nasehat, pendapat hukum dan kesaksian ahli terkait dengan pengadaan barang/jasa pemerintah.
  4. Menyusun kebijakan dan sistem pemantauan, penilaian dan evaluasi pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa pemerintah, melakukan koordinasi, pembinaan, pengawasan dan pengembangan sistem electronic procurement.

Perusahaan yang menerapan e-procurement dalam pengadaan barang dan jasa belum tentu dapat menjamin akan terbebas dari unsur KKN mengingat semua system tersebut disiapkan/ dibuat dan dilakukan oleh Manusia juga,  sedangkan Kita tidak dapat menstandarisasi juga menjamin setiap manusia memiliki moral dan tanggungjawab yang baik.


Proses e-Procurement

Proses e-Procurement secara sederhana dapat diilustrasikan sbb:

Dimulai dari Supplier/ Kontraktor yang yang akan menjadi rekanan harus melakukan registrasi pada web perusahaan yang akan mengadakan pengadaan barang dan jasa. Dalam Registrasi tersebut setiap Supplier/ Kontraktor harus mengisi dengan lengkap informasi yang diperlukan.

Selanjutnya Supplier/ Kontraktor akan mendapatkan User Id dan Password untuk mengikuti proses e-procurement. User Id dan Password akan digunakan oleh Supplier/ Kontraktor untuk memilih pengadaan barang dan jasa mana yang akan mereka ikuti.

Pada saat pendaftaran colon Supplier/ Kontraktor wajib memiliki dan mendaftarkan alamat e-mail perusahaan dan juga No.NPWP.

Bisa saja satu Supplier/ Kontraktor mengikuti lebih dari satu pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan pengguna.

Setiap Supplier/ Kontraktor wajib membaca SOP yang ada di web tersebut, dimana didalam SOP tersebut akan dijelaskan menganai banyak hal diantaranya bagaimana mengikuti proses pengadaan barang dan jasa,   proses Pengiriman/ penyerahan Barang, proses Pembayaran.

Sebagai contoh persyaratan umum yang diminta untuk dilengkapi untuk menjadi rekanan diantaranya:

  1. Persyaratan administratif  :
  1. Badan usaha (melampirkan copy Akta Pendirian perusahaan beserta perubahannya dan copy SIUP)
  2. NPWP dan Surat penetapan sebagai PKP
  3. Copy sertifikasi (jika diperlukan) 
  • Persyaratan Teknis :
    1. Data fasilitas perusahaan yang dimiliki
    2. Data kapasitas produksi yang tersedia dan terpakai
    3. Jumlah pegawai dan keahliannya
    4. Teknologi dan inovasi
    5. Delivery
    6. Quality Control & SOP
    7. Sertifikasi lainnya (jika diperlukan) 
  • Memiliki kemampuan/keahlian dan pengalaman dalam bidang usahanya.

Related Topic Link:

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

Pengelolaan Town House

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

August 5, 2010 1 comment

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance.

“Temukan Nilai-Nilai Kebaikan Dan Keadilan Untuk Mendukung Profesionalisme Bisnis Anda, Agar Bisnis Anda Dicintai Oleh Setiap Stakeholder Di Sepanjang Zaman.” – Djajendra

Menjalankan praktik bisnis dengan prinsip-prinsip good corporate governance, sama artinya dengan menyiapkan payung sebelum hujan turun, ataupun menjauhkan perusahaan dari berbagai masalah dengan risiko tinggi.

Good corporate governance memerlukan komitmen tinggi dengan dukungan konsistensi pikiran, emosi, dan tindakkan yang strategis dalam setiap kebijakan dan operasional perusahaan.

Konsep good corporate governance, bila dijalankan secara cerdas dan bijaksana, maka ia akan berfungsi sebagai alat yang membantu manajemen untuk memperkuat  semua aspek kerja perusahaan, baik itu untuk memperkuat internal perusahaan, maupun untuk menjaga reputasi dan kredibilitas ke eksternal, khususnya stakeholder.

Good corporate governance yang baik haruslah disinergikan ke dalam total quality management, agar gaya manajemen perusahaan bisa berjalan sesuai dengan konsep manajemen mutu yang didalamnya diperkuat oleh prinsip-prinsip good governance. Semua ini diperlukan, agar perusahaan bisa menjalankan strategi bisnisnya secara mulus, sekaligus dapat mengidentifikasikan dan mengatasi berbagai potensi risiko yang bisa merusak reputasi dan kredibilitas perusahaan di mata stakeholdernya.
Praktik good corporate governance tidaklah boleh sekedar menjadi alat kontrol yang berlebihan, tapi harus menjadi alat yang memperkuat fungsi-fungsi manajemen untuk memberikan kualitas terbaik kepada stakeholder.

Perusahaan harus memanfaatkan prinsip-prinsip good corporate governance, untuk  meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan kepada karyawan, customer, shareholder, dan stakeholder lainnya secara cerdas dan profesional, sesuai dengan arah dari strategi bisnis perusahaan.

Read more…

Pengelolaan Town House

April 23, 2010 Leave a comment

Apa itu Townhouse ?????  Town House adalah kumpulan rumah yang  biasanya terdapat suatu komplek kecil dengan jumlah maksimal 50an rumah.  Lingkungan sekitar Town House umumnya tertutup (cluster)  dan  hanya ada satu pintu keluar yang dijaga oleh petugas keamanan.

Dalam lingkungan Townhouse memiliki fasilitas bersama, seperti kolam renang, lapangan tenis, club house, play ground.

Town House umumnya lebih diminati oleh mereka yang telah berkeluarga dan umumnya mereka yang menyewa dari kalangan expatriat. Mereka lebih menyukai kondisi rumah seperti lingkungan di tempat mereka asal. Rumah dengan beberapa kamar terdapat taman, lingkungan yang nyaman serta bersih dan yang tak kalah penting adalah privacy yang terjamin.

Dalam pengelolaan Town House juga diperlukan yang namanya  SOP.

SOP mana sajakah yang perlu ada dan mendapat perhatian, diantaranya:

1.SOP Tenancy

2.SOP Engineering

3.SOP Housekeeping

4.SOP Security and Safety

5.SOP Emergency

6.SOP Purchasing

7.SOP HR & GA

8.SOP Finance & Accounting

Pengelolaan Town House Minimum harus memperhatikan 8 topik besar SOP  tersebut untuk dapat memberikan pelayanan dan kenyamanan bagi para penyewa.

Bagaiman cara pengaplikasian SOP dalam Town House sendiri, hal ini lebih ditentukan dari kondisi tiap Town House. Tentunya kondisi satu Town House dengan Town House yang lain akan berbeda, sehingga ada kebijakan , preventive maintenance, tool  atau pula cara penanganan masalah yang digunakan juga berbeda pula meskipun  untuk satu topik SOP yang sama.

Related Topic Link:

Apa dan Apa Standard Operating Procedure

Mengenal SOP dalam Perusahaan

Review SOP

SOP ditujukan untuk siapa …???

Pengelolaan Dokumen SOP

Sebuah System yang baik

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Building Management dan SOP

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

SOP Pada Perusahaan Jasa Service

Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP

Building Management dan SOP

February 2, 2010 Leave a comment

Gedung dapat kita ibaratkan sebuah rumah dalam bentuk dan ukuran yang jauh lebih luas juga besar baik dari sisi ukuran ruangannya, jumlah anggota keluarga yang ada didalamnya, juga biaya perawatannya, dan lain sebagainya.

Bila di dalam rumah kita mengenal istilah kepala keluarga, maka dalam Gedung pun hal yang sama berlaku. Kepala Rumah Tangga pada Gedung bisa dikenal dengan sebutan Building Management, yang bertanggungjawab atas pemeliharaan Gedung.

Tentu saja untuk sebuah Gedung diperlukan juga aturan baku (SOP) agar semua anggota yang ada didalamnya dapat merasa nyaman dan juga lebih mudah bagi Pengelola dalam memfasilitasi semua hal yang berhubungan dengan gedung dan Penghuninya.

Umumnya untuk sebuah Gedung yang diperuntukan bagi komersial (seperti pusat perbelanjaan, perkantoran, tempat hiburan) akan ada pengelola yang biasa kita sebut Building Management. Biasanya Building Management ini ditunjuk  oleh Pemilik Gedung langsung.

Sedangkan untuk Gedung yang berfungsi untuk hunian memiliki pengelola juga yang penunjukannya diputuskan oleh Perhimpunan Penghuni.

Nah apa saja kah SOP yang harus dimiliki oleh sebuah Gedung tersebut agar semua kepentingan baik Pengelola dan Penghuni dapat terakomodasi sehingga semua pihak merasa nyaman…?  SOP yang diperlukan diantaranya:

1.HOUSEKEEPING

SOP yang didalamnya berisikan prosedur yang berhubungan dengan kebersihan dan keindahan area Gedung, meliputi kebersihan secara umum, perawatan tanaman, kolam, antisipasi hama.

2.EMERGENCY

SOP yang berhubungan dengan penanganan Gedung dalam menghadapi kondisi darurat.

3.SECURITY

SOP yang mengatur mengenai standarisasi pelaksanaan keamanan Gedung baik dari sisi penghuni juga pengunjung atau ganguan dari luar.

4.PARKING

SOP yang berhubungan dengan tata cara pengaturan parkir kendaraan di dalam gedung.

5.ENGINEERING

SOP ini memuat prosedur yang berhubungan dengan penaganan dan perawatan Gedung pada umumnya yang berhubungan dengan electrical, plumbing, tata udara, dsb.

Disamping SOP yang sudah disebutkan diatas, masih terdapat beberapa topik SOP yang harus ada sehubungan dengan support dari SOP Pengelola Gedung tersebut. SOP tersebut diantaranya:

6.PURCHASING

SOP ini memuat prosedur pengadaan barang/ jasa sehubungan dengan pengelolaan gedung.

7.TENANCY(untuk gedung Komersial) / CUSTOMER SERVICE (untuk Residential)

Didalamnya akan memuat prosedur yang berhubungan dengan penaganan permintaan dan  keluhan dari penghuni Gedung.

8.FINANCE ACCOUNTING

SOP yang memuat dan mengatur prosedur yang berhubungan dengan pengeluaran dan penerimaan uang. Disamping itu ada pencatatan dan juga pelaporan yang harus dapat dipertanggungjawabkan.

Secara kelompok besar SOP yang terdapat pada setiap Gedung memiliki kesamaan, sedangkan prosedur yang ada dalam setiap kelompok besar akan disesuaikan dengan kondisi Gedung tersebut masing-masing.

Related Topic Link:

Apa dan Apa Standard Operating Procedure

Mengenal SOP dalam Perusahaan

Review SOP

SOP ditujukan untuk siapa …???

Pengelolaan Dokumen SOP

Sebuah System yang baik

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Kepemimpinan dalam penerapan SOP

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

SOP Pada Perusahaan Jasa Service

Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP

Kepemimpinan dalam Penerapan SOP

November 20, 2009 4 comments

Banyak orang dalam kepemimpinan di suatu perusahaan menyepelekan penerapan system standarad (baku)  dalam aktivitas kerjanya. Tetapi tanpa disadari hal tersebut justru merugikan perusahaan.

Gaya kepemimpinan ada beberapa macam dan yang kita kenal diantaranya Kepemimpinan Otoriter, Kepemimpinan Demokratis dan Kepemimpinan Bebas.

Tentu saja Kita sudah mengetahuinya bahwa Kepemimpinan yang terbaik adalah Gaya Kepemimpinan yang Demokratis dimana gaya kepemimpinan ini terjadi komunikasi 2 arah baik dari atasan maupun bawahan. Keputusan yang diambil juga melibatkan semua pihak tidak one man show.

Pada kesempatan ini Saya tidak akan membahas tipe Kepemimpinan yang seperti ini, tetapi Saya ingin memberikan gambaran untuk gaya kepemimpinan yang lainnya.

Seorang pemimpin dengan gaya kepemimpinan yang otoriter terhadap bawahan dan juga selalu membuat keputusan yang berubah-ubah setiap saat membuat bawahan tidak dapat menentukan langkah mana yang harus mereka ambil. Gaya kepemimpinan seperti ini masih banyak terjadi dan dapat dilihat dalam peraturan perusahaannya yang mengatakan bahwa aturan pertama adalah Pimpinan selalu benar. Peraturan kedua adalah bila Pimpinan salah maka lihatlah kembali aturan pertama.

Kekhawatiran para bawahan akan tampak sekali bila ada kasus atau pertanyaan dari Supplier atau Buyer Perusahaan. Mereka tidak dengan sigap membantu untuk memberikan respon dan juga solusi, melainkan hanya diam dan menunggu intruksi atasan.

Mereka semua ragu untuk bertindak dengan alasan yang utama adalah takut salah memberi jawaban dan akan kena teguran atasan, padahal untuk kasus yang sama tersebut sebelumnya bisa saja Atasan telah menentukan suatu keputusan tertentu hanya karena tidak distandarisasi maka bawahan tidak dapat mengambil kesimpulan bahwa hal tersebut yang harus ia lakukan selanjutnya.

Saya menemukan sebuah kasus dam perusahaan yang disebabkan tidak adanya System dan gaya kepemimpinan yang otoriter, seperti hal diatas.

Sebuah Perusahaan Manufacture, sebut saja PT.ABC . Perusahaan ini sudah cukup lama berdiri lebih dari 20Tahun. Perusahaan memiliki Head Office dan beberapa anak perusahaan. Saat ini Perusahaan tersebut berjalan dan tidak memiliki system yang baku untuk operasional perusahaannya.

Hal yang dapat tercermin dari didalam Perusahaan tersebut saat saya melakukan kunjungan :

1.MARKETING – Proses penerimaan order untuk sample.

Order diterima berdasarkan keputusan Pimpinan Perusahaan(PP) karena beliau merangkap juga menjadi Tenaga Marketing.

PP dapat dengan sepihak menghentikan proses produksi yang sedang berjalan dan meminta mengganti produksi dengan pembuatan order sample yang belum pasti order tersebut akan mereka dapatkan.

Dalam hal ini dapat kita lihat bahwa gaya kepemimpinan yang otoriter ada disini. Entah PP sadari atau tidak, jadwal proses produksi untuk item tertentu akan terganggu dengan adanya permintaan khusus tersebut. Efek yang ditimbulkan:

a.Schedule produksi akan terganggu

b.Schedule pengiriman tidak tepat waktu

c.Bisa saja Perusahaan bisa saja harus membayar penalty akibat keterlambatan pengiriman barang.

d.Bila hal ini berlangsung terus kepercayaan Buyer akan image dari perusahaan akan hilang.


2. PURCHASING – Proses Pengadaan barang dan jasa.

Pembelian material baik untuk kwalitas, kwantitas dan juga harga dilakukan oleh seorang Purchasing tanpa melibatkan pihak lain yang berkepentingan.

Disatu sisi PP berhak untuk menentukan pembelian material tertentu kepada Supplier yang bisa saja memiliki hubungan khusus dengan PP.

Disini terlihat kembali gaya kepemimpinan yang otoriter tanpa  adanya  penerapan internal control yang baik  dan rawan terjadi kecurangan.


3.PRODUKSI – Proses Pengolahan

Penggunaan Raw Material yang tidak terkontrol dengan baik, demikian juga dengan material sisa produksi yang masih memiliki nilai jual.

Kurangnya koordinasi dengan bagian lain seperti Marketing, Merchandiser, Riset Development dalam penerimaan order sehingga sering terjadi Delay Delivery, Kesalahan Produksi, barang cacat karena kerja QC yang tidak maksimal.

Kepemimpinan yang terjadi disini adalah kepemimpinan bebas, dimana Head Produksi menentukan sendiri cara proses produksi untuk menghasilkan Finish Good yang diminta.


4.FINANCE – Proses Pengeluaran Uang

Finance dengan leluasanya meminta  dan mengeluarkan sejumlah dana untuk pembayaran kepada semua Supplier atau untuk kepentingan dari operasional perusahaan.

Disini terlihat kembali Gaya kepemimpinan yang bebas, Internal Kontrol yang lemah, dan penggunaan dana yang kurang terkontrol

Read more…

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

October 5, 2009 6 comments

Saat ini dalam mengembangkan sebuah System, Kita tidak akan dapat terlepas  dari yang namanya  Program System komputerisasi. Pengembangan System disini adalah baik System SOP yang baru maupun sudah ada tetapi perlu disesuaikan dengan kondisi terakhir.

Kalau Kita melihat kedepan, kehidupan Kita tidak tidak akan terlepas yang namanya System Komputerisasi. Coba saja perlahikan saat ini disekeliling kehidupan kita, berbagai usaha sudah mulai meninggalkan system manual dan beralih ke komputerisasi, meskipun belum seluruhnya berubah tetapi ada sebagian dari proses kerja mereka yang sudah mulai dibantu dengan system komputeruisasi.

Contoh penggunan ini dapat dilihat dalam kehidupan sehari-hari diantaranya penggunaan Cash Register untuk Kasir, penggunaan BarCode untuk identifikasi barang.

System Komputerisi memiliki keunggulan dibanding pekerjaan manual, diantaranya:

1.Proses lebih cepat

Proses yang dihasilkan tentunya dapat lebih cepat dan rapi bila dibandingkan dengan manual proses, baik proses penyiapan maupun perbaikan/ revisi data.

2.Tenaga kerja minimal

Tentunya dengan banyaknya pekerjaan dan proses dapat dikerjakan dengan cepat dalam proses komputerisasi sehingga tenaga kerja yang diperlukan dapat dikurangi.

3.Keakuratan data lebih baik.

Penggunaan program dalam komputerisasi  akan jauh lebih baik dan akurat dengan catatan semua rumus yang digunakan dalam proses tersebut harus dipastikan kebenarannya (mengurangi faktor human error).

4.Pelaporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan user

Bila semua data sudah dilakukan penginputan dalam program tersebut maka segala pelaporan yang diinginkan dapat dihasilkan.

5.Internal Control lebih maksimal

Ini adalah yang terpenting dari proses komputerisasi, mengingat dalam pembuatan program system komputerisasi tersebut Kita dapat mengatur security setiap user. Kita dapat menentukan user mana yang dapat akses dan apa yang dapat dilakukan oleh setiap user tersebut dapat diatur disini.

Tidak semua user dapat membuka, merubah, membaca file tertentu, sehubungan dengan tingkat kerahasiaan file tersebut.

Sedangkan kekurangan System Komputerisi  diantaranyanya:

1.Investasi mahal

Dana yang diperlukan untuk menyiapkan suatu program tertentu tentunya cukup mahal dila dibandingkan dengan proses manual biasa. Program  komputerisasi saat ini dapat diperoleh dengan mudah sesuai dengan kebutuhan dari vendor software yang sudah menyiapkan program jadi.  Program Komputerisasi inipun bisa dibuat sendiri bila ada tenaga kerja yang memadai dibidangnya.

2.Maintenance

Tentunya program yang dipakai perlu Kita lakukan perawatan, hal ini untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, misalkan terjadi kesalahan hasil pelaporan, data hasil input hilang, dsb. Perawatan dapat dilakukan oleh pihak vendor dengan cara service contract ataupun secara internal  bila ada tenaga kerja yang memadai dibidangnya.

Dalam pembuatan atau pengembangan SOP kita juga harus memperhatikan masalah komputerisasi ini. Perlu ditentukan sejak awal apakah SOP yang dibuat akan dibantu dengan program komputerisasi atau tetap secara manual.

Related topic link:

1.Apa dan Apa System Operating Procedure

2.Mengenal SOP dalam Perusahaan

3.Pengelolaan Dokumen SOP

4.Review SOP

5.Sebuah System yang baik

6.SOP ditujukan untuk siapa

7.Kepemimpinan dalam penerapan SOP

8.Building Management dan SOP

9. 6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

10.SOP Pada Perusahaan Jasa Service

11.Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.