BENGKEL AUTHORIZED DEALER Vs NON AUTHORIZED DEALER

Bagi sebagian kalangan orang menyatakan bahwa service di Autorized Dealer lebih terjamin, terpercaya, dapat diandalkan, tidak bakal kena bohong, spare part pasti dijamin keasliannya,  ruang tunggu juga lebih nyaman bila dibandingkan dengan bengkel mobil lainnya.

Mungkin juga tidak semua dari persepsi diatas salah, tetapi ada juga faktor lain yang menjadi pertimbangan bagi Saya untuk tidak memilih dan membawa mobil Saya ke Bengkel Autorized Dealer (selanjutnya kita sebut  Authorized Dealer dengan sebutan AD) setelah masa garansi habis.

1.     Bengkel AD belum memiliki Standard Operating Procedure Cek dahulu apakah AD tersebut memiliki Standard Operational yang baku. Tidak semua Bengkel AD yang ada memiliki Standard Operational baku. (sebagian dari tulisan ini berupa pengalaman pribadi saat berurusan dengan AD salah satu brand kendaraan yang ada di Indonesia)

Hal ini sudah Saya buktikan sendiri dengan membawa Mobil ke AD yang berlainan dan memperoleh standard pelayanan yang lain pula.

Coba saja perhatikan kalau Kita pergi ke AD yang satu dan yang lainnya untuk service, ikuti dan lihat proses yang mereka lakukan dimulai dari :

• Proses Penerimaan Customer (dilakukan oleh Customer Service atau Sales Advisor, atau yang lainnya)
• Proses penyampain dan rencana penanganan keluhan Customer.
• Proses Serah terima mobil dari Customer ke pihak Bengkel
• Proses Serah Terima dari Penerima Mobil ke bagian Mekanik.
• Proses pengambilan/ permintaan Spare part dari Mekanik ke Gudang Spare Part.
• Proses pengerjaan keluhan sesuai Sales Order termasuk test drive (bila diperlukan)
• Proses Pemeriksaan akhir (final inspection)
• Proses Serah Terima dari Pelaksana Perbaikan (Mekanik) ke Pemberi Order
• Proses Serah Terima dari Pemberi Order kembali ke Customer
• Proses Pembayaran

Bila semua proses tersebut diatas tidak ada standard yang baku untuk semua Bengkel AD, maka apakah Bengkel tersebut bisa disamakan juga dengan Bengkel non AD. Biarlah setiap Customer AD yang menentukan  jawabannya.

SOP ditujukan untuk siapa ???

Dalam pembuatan sebuah SOP perlu Kita mengetahu i siapa sajakah yang akan membaca dan menggunakan SOP tersebut. Hal ini cukup penting mengingat Kita sebagai pembuat/ penyusun SOP harus menyesuaikan tata bahasa yang Kita gunakan.

Pada umumnya sebuah SOP akan berisi :

1.Tujuan

2.Definisi

3.Kebijakan

4.Penjelasan Prosedur

5.Lampiran yang diperlukan

Nah pada point No.4 Penjelasan Prosedur inilah peran Kita diperlukan untuk mengakomodasi kepentingan para pembaca SOP itu sendiri. Yang dimaksud disini adalah Pembuat/ Penyusun dapat menterjemahkan prosedur agar mudah dibaca dan dimengerti oleh berbagai kalangan pengguna.

Tidak semua SOP perlu diketahui dan dipahami secara detail oleh Level tertentu, ada SOP yang hanya digunakan oleh internal Departemen tertentu, dan ada juga SOP yang lintas Departemen. Semua ini tergantung kepada kebutuhan dan kondisi masing-masing perusahaan.

Pengaplikasian Penjelasan Prosedur  disini dapat dituangkan dalam bentuk:

1.Gambar

Penjelasan Prosedur dapat dituangkan dalam bentuk Gambar sesuai dengan alur kerja yang telah ditentukan.

Dalam penjelasan gambar ini masih dapat dibedakan menjadi :

1.1 Gambar Work Flow

Gambar Workflow bisa dikatakan gambar yang cukup sederhana dan singkat dalam membaca sebuah prosedur. Informasi yang terdapat didalamnya cukup singkat untuk menggambarkan prosedur yang dimaksud.

1.2 Gambar Flowchart

Gambar FlowChart merupakan penjelasan prosedur dalam bentuk gambar yang cukup detil bila dibandingkan dengan Work Flow. Alur setiap dokumen dan aktivitas akan digambarkan dengan detail dan diikuti prosesnya dari dokumen tersebut diterbitkan hingga dokumen tersebut sampai pada proses filing.

2.Narasi

Nah…. membaca sebuah prosedur dalam SOP selain dengan gambar dapat juga dilakukan dalam bentuk Narasi. Disini dapat diuraikan sejelas mungkin prosedur yang dimaksud. Ini akan membantu pengguna/ pembaca SOP yang kesulitan dalam membaca gambar.

3.Juklak

Untuk yang terakhir dapat dikatakan penjelasan uraian prosedur yang paling sederhana dan biasanya diperuntukan untuk para operator dilapangan. Kalimat harus diatur sedemikian singkat dan jelas , sehigga pelaksana mudah untuk memahaminya.

Untuk format penyajian baik bentuk gambar, narasi, ataupun juklak tidak memiliki standard yang baku. Terkadang ada juga yang mengkombinasikan penyajian dalam bentuk Gambar dan Narasi, semua ini tergantung selera dan style  masing-masing penyusun.

Dari sekian alternatif diatas, sekarang Kita dapat harus menentukan SOP yang Kita susun tersebut ditujukan untuk siapa….????. Tentunya jika Prosedur dalam SOP tersebut ditujukan untuk Operator Lapangan janganlah menggunakan Gambar dalam bentuk FlowChart, mungkin mereka lebih mudah memahami bila mengunakan Work Flow atau Juklak saja.

Hal sebaliknya untuk para pengambil keputusan level Kepala Departemen, mereka wajib memahami yang lebih detail, diharapkan meraka dapat menguasai dalam bentuk FlowChart ataupun Narasi.

Related topic link:

Apa dan Apa System Operating Procedure

Mengenal SOP dalam Perusahaan

Review SOP

Pengelolaan Dokumen SOP

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Sebuah System yang baik

Kepemimpinan dalam penerapan SOP

Building Management dan SOP

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

SOP Pada Perusahaan Jasa Service

Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP