Home > STANDARD OPERATING PROCEDURE > SOP ditujukan untuk siapa ???

SOP ditujukan untuk siapa ???

Dalam pembuatan sebuah SOP perlu Kita mengetahu i siapa sajakah yang akan membaca dan menggunakan SOP tersebut. Hal ini cukup penting mengingat Kita sebagai pembuat/ penyusun SOP harus menyesuaikan tata bahasa yang Kita gunakan.

Pada umumnya sebuah SOP akan berisi :

1.Tujuan

2.Definisi

3.Kebijakan

4.Penjelasan Prosedur

5.Lampiran yang diperlukan


Nah pada point No.4 Penjelasan Prosedur inilah peran Kita diperlukan untuk mengakomodasi kepentingan para pembaca SOP itu sendiri. Yang dimaksud disini adalah Pembuat/ Penyusun dapat menterjemahkan prosedur agar mudah dibaca dan dimengerti oleh berbagai kalangan pengguna.

Tidak semua SOP perlu diketahui dan dipahami secara detail oleh Level tertentu, ada SOP yang hanya digunakan oleh internal Departemen tertentu, dan ada juga SOP yang lintas Departemen. Semua ini tergantung kepada kebutuhan dan kondisi masing-masing perusahaan.

Pengaplikasian Penjelasan Prosedur  disini dapat dituangkan dalam bentuk:

1.Gambar

Penjelasan Prosedur dapat dituangkan dalam bentuk Gambar sesuai dengan alur kerja yang telah ditentukan.

Dalam penjelasan gambar ini masih dapat dibedakan menjadi :

1.1 Gambar Work Flow

Gambar Workflow bisa dikatakan gambar yang cukup sederhana dan singkat dalam membaca sebuah prosedur. Informasi yang terdapat didalamnya cukup singkat untuk menggambarkan prosedur yang dimaksud.

1.2 Gambar Flowchart

Gambar FlowChart merupakan penjelasan prosedur dalam bentuk gambar yang cukup detil bila dibandingkan dengan Work Flow. Alur setiap dokumen dan aktivitas akan digambarkan dengan detail dan diikuti prosesnya dari dokumen tersebut diterbitkan hingga dokumen tersebut sampai pada proses filing.

2.Narasi

Nah…. membaca sebuah prosedur dalam SOP selain dengan gambar dapat juga dilakukan dalam bentuk Narasi. Disini dapat diuraikan sejelas mungkin prosedur yang dimaksud. Ini akan membantu pengguna/ pembaca SOP yang kesulitan dalam membaca gambar.

3.Juklak

Untuk yang terakhir dapat dikatakan penjelasan uraian prosedur yang paling sederhana dan biasanya diperuntukan untuk para operator dilapangan. Kalimat harus diatur sedemikian singkat dan jelas , sehigga pelaksana mudah untuk memahaminya.

Untuk format penyajian baik bentuk gambar, narasi, ataupun juklak tidak memiliki standard yang baku. Terkadang ada juga yang mengkombinasikan penyajian dalam bentuk Gambar dan Narasi, semua ini tergantung selera dan style  masing-masing penyusun.

Dari sekian alternatif diatas, sekarang Kita dapat harus menentukan SOP yang Kita susun tersebut ditujukan untuk siapa….????. Tentunya jika Prosedur dalam SOP tersebut ditujukan untuk Operator Lapangan janganlah menggunakan Gambar dalam bentuk FlowChart, mungkin mereka lebih mudah memahami bila mengunakan Work Flow atau Juklak saja.

Hal sebaliknya untuk para pengambil keputusan level Kepala Departemen, mereka wajib memahami yang lebih detail, diharapkan meraka dapat menguasai dalam bentuk FlowChart ataupun Narasi.

Related topic link:

Apa dan Apa System Operating Procedure

Mengenal SOP dalam Perusahaan

Review SOP

Pengelolaan Dokumen SOP

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Sebuah System yang baik

Kepemimpinan dalam penerapan SOP

Building Management dan SOP

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

SOP Pada Perusahaan Jasa Service

Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP

  1. Kamil
    June 8, 2009 at 7:04 pm

    Terimakasih atas pencerahannya. Kupasan tuntas tentang SOP nya sangat membantu serta memuaskan. Semoga Berkah & Sukses selalu…

  2. April 7, 2009 at 2:37 pm

    pak, saya sebenernya masih ada pertanyaan besar, seperti apakah bentuk nya SOP, selama ini, saya bingung mencari referensi untuk itu.
    saya sedang ingin membuat SOP, namun belum tahu secara pasti bentuk SOP itu sendiri seperti apa.
    apakah itu semacam rule untuk prosedur dalam melakukan pekerjaan, atau flowchart alur prosedur atau bagaimana.

    kalau bisa dibantu, dikirim via email, contoh SOP, untuk dijadikan referensi.
    terimakasih sebelumnya.

    salam…,

    • Bang Toser
      April 7, 2009 at 4:12 pm

      Pada dasarnya SOP dalam bahasa yang sederhana adalah sebuah buku yang berisikan aturan main. Aturan tersebut dibuat sedemikian rupa sehingga dianggap cukup baik dalam hal internal control. Tingkatan internal control sendiri ditentukan oleh kebutuhan penggunanya juga.
      Nah untuk bentuk dari SOP sendiri tidak ada acuan yang standard. Ada berbagai macam bentuk, spt dituangkan dalam bentuk flowchart, narasi, work flow, ataupun kombinasi dari yang disebutkan itu.

      Semoga membantu dan mengurangi pertanyaan besar anda.

      salam

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: