e-Procurement


Apa Itu e-Procurement

e-Procurement secara sederhana dapat dikatakan sebagai sistem pengadaan barang atau jasa yang dilakukan dengan media electronic (via web/ internet). Didalamnya akan memuat Data Supplier, Katalog Material, Sistem Pemesanan, Sistem Pembayaran, Sistem Pengiriman, dll. Hal ini akan sangat menunjang prinsip dari Good Corporate Governance (GCG) yang diterapkan dalam perusahaan.


Apa Manfaat e-Procurement

Manfaat yang didapat dengan sistem e-Procurement ini diantaranya:

  1. Efisiensi Waktu (real time proces), dimana semua proses akan menjadi lebih cepat.
  2. Barang tersedia pada waktunya, sehingga ada efisiensi yang terjadi untuk biaya persediaan dan penyimpanan.
  3. Cash Flow Menagement Perusahaan akan terjaga dengan baik.
  4. Mengurangi biaya operasional (administrasi).
  5. Tranparansi dalam pengadaan barang dan jasa.
  6. Produktifitas kerja optimal. (tidak perlu bertemu antara pihak buyer dan supplier/ kontraktor).

Kendala penerapan e-procurement

Dalam menerapkan system e-procurement harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Standard Operating Procedure (SOP). Harus sudah memiliki SOP yang baku untuk menjalankannya dan hal ini akan menjadi pegangan antara buyer dan supplier/ kontraktor.
  2. Teknologi ( software  dan hardware) yang akan digunakan.
  3. Jaringan internet yang baik
  4. Pelaksana (SDM) yang kompeten.


Gambaran Umum Penerapan e-Procurement

Pada saat ini pemerapan e-procurement mulai diterapkan di perusahaan-perusahaan baik Perusahaan Swasta maupun Perusahaan Pemerintah. Terutama untuk Perusahaan Pemerintah, penerapan ini dapat dilihat dengan adanya Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).


Tugas Pokok dan Fungsi LKPP adalah :

  1. Menyusun kebijakan, regulasi, norma, standar, prosedur, manual dalam bidang pengadaan barang/jasa pemerintah termasuk pengadaan badan usaha dalam rangka kerjasama pemerintah dengan Badan Usaha.
  2. Menyusun strategi, kebijakan, rencana, program pembinaan SDM serta sistem pengujian kompetensi profesi di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah.
  3. Memberikan bimbingan teknis, advokasi, pendapat, rekomendasi dan tindakan koreksi, bantuan, nasehat, pendapat hukum dan kesaksian ahli terkait dengan pengadaan barang/jasa pemerintah.
  4. Menyusun kebijakan dan sistem pemantauan, penilaian dan evaluasi pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa pemerintah, melakukan koordinasi, pembinaan, pengawasan dan pengembangan sistem electronic procurement.

Perusahaan yang menerapan e-procurement dalam pengadaan barang dan jasa belum tentu dapat menjamin akan terbebas dari unsur KKN mengingat semua system tersebut disiapkan/ dibuat dan dilakukan oleh Manusia juga,  sedangkan Kita tidak dapat menstandarisasi juga menjamin setiap manusia memiliki moral dan tanggungjawab yang baik.


Proses e-Procurement

Proses e-Procurement secara sederhana dapat diilustrasikan sbb:

Dimulai dari Supplier/ Kontraktor yang yang akan menjadi rekanan harus melakukan registrasi pada web perusahaan yang akan mengadakan pengadaan barang dan jasa. Dalam Registrasi tersebut setiap Supplier/ Kontraktor harus mengisi dengan lengkap informasi yang diperlukan.

Selanjutnya Supplier/ Kontraktor akan mendapatkan User Id dan Password untuk mengikuti proses e-procurement. User Id dan Password akan digunakan oleh Supplier/ Kontraktor untuk memilih pengadaan barang dan jasa mana yang akan mereka ikuti.

Pada saat pendaftaran colon Supplier/ Kontraktor wajib memiliki dan mendaftarkan alamat e-mail perusahaan dan juga No.NPWP.

Bisa saja satu Supplier/ Kontraktor mengikuti lebih dari satu pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan pengguna.

Setiap Supplier/ Kontraktor wajib membaca SOP yang ada di web tersebut, dimana didalam SOP tersebut akan dijelaskan menganai banyak hal diantaranya bagaimana mengikuti proses pengadaan barang dan jasa,   proses Pengiriman/ penyerahan Barang, proses Pembayaran.

Sebagai contoh persyaratan umum yang diminta untuk dilengkapi untuk menjadi rekanan diantaranya:

  1. Persyaratan administratif  :
  1. Badan usaha (melampirkan copy Akta Pendirian perusahaan beserta perubahannya dan copy SIUP)
  2. NPWP dan Surat penetapan sebagai PKP
  3. Copy sertifikasi (jika diperlukan) 
  • Persyaratan Teknis :
    1. Data fasilitas perusahaan yang dimiliki
    2. Data kapasitas produksi yang tersedia dan terpakai
    3. Jumlah pegawai dan keahliannya
    4. Teknologi dan inovasi
    5. Delivery
    6. Quality Control & SOP
    7. Sertifikasi lainnya (jika diperlukan) 
  • Memiliki kemampuan/keahlian dan pengalaman dalam bidang usahanya.

Related Topic Link:

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

Pengelolaan Town House

  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: