Kenali Kendala Penyiapan dan Penerapan SOP

Penerapan SOP dalam suatu perusahaan tetunya didasari untuk berbagai kepentingan baik dari sisi Pemilik Perusahaan dan juga Karyawan Perusahaan tersebut.

Tetapi dalam prakteknya penerapan SOP terkadang tidak berjalan mulus seperti yang diharapkan. Apa saja dan mengapa hal ini bisa terjadi, tentunya terdapat beberapa akspek yang menyebabkan hal tersebut.

PERUSAHAAN LAMA

Pada Perusahaan yang sudah berjalan penerapan SOP akan terasa lebih sulit dibandingkan dengan penerapan SOP pada perusahaan baru. Karyawan pada perusahaan lama umumnya sulit untuk menyesuaikan suatu perubahan system yang sudah mereka jalankan sekian lamanya. Sifat umum manusia yang akan merasa terusik dengan adanya suatu system baru yang baku, merasa kebebasan yang dimiliki mulai dibatasi, birokrasi persetujuan dokumen, Administrasi yang menjadi bagian dari tambahan pekerjaan, dsb.

Karena sebagian hal diatas tersebut maka terkadang karyawan menjadi apatis terhadap penerapan SOP yang akan berjalan.  Mereka tidak mendukung sepenuhnya terhadap kelancaran berjalannya SOP tersebut.

Sebagian lagi Leader di perusahaan Lama terkadang memang sengaja berbuat seperti itu, tidak mendukung kesuksesan penerapan system SOP yang sudah diputuskan atau mungkin dari praproses penyiapan sudah apatis dan berusaha agar system SOP tersebut di batalkan. Tidak menutup kemungkinan ada sesuatu hal yang perlu dipertanyakan oleh manajemen terhadap prilaku Leader yang demikian. Mengapa system SOP ditolak, ada apa, dsb ??????

Sebagian Leader dalam perusahaan juga ada yang berusaha tidak mensukseskan SOP yang sudah ditetapkan oleh Manajemen. Yang lebih parah mungkin SOP dalam perusahaan dianggap sebagai penghambat operasional perusahaan, merasa tidak bebas bergerak. Dan bilamana menungkinkan SOP dihilangkan saja.

Beberapa kendala juga dapat dilihat mulai dari  proses pembahasan  dan penyempurnaan SOP yang berbelit-belit dan memakan waktu yang lama sampai proses persetujuan dilakukan hal serupa juga. Mungkin ada harapan orang akan jenuh karena proses pembahasan dan penyelesaian yang memakan waktu panjang dan akhirnya akan dilupakan orang.

PERUSAHAAN BARU

Dibandingkan dengan Perusahaan yang sudah berjalan dan memiliki system sebelumnya, Perusahaan baru akan lebih mudah untuk penerapan suatu system SOP. Mungkin semua hal yang menjadi permasalahan karyawan di perusahaan lama tidak akan terjadi disini.

Kendala yang mungkin terjadi mungkin lebih ditekankan pada kesesuaian / kecocokan penerapan system tersebut dengan bisnis dan kebijakan pimpinan perusahaan saja. Boleh dibilang masih dalam posisi trial and error semata.

KESIMPULAN

Berkaitan dengan kendala penerapan SOP diatas, maka terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dan disadari oleh semua pihak yang ingin menerapkan system SOP:

1. Perusahaan wajib memiliki sebuah system yang baku untuk kelancaran operasional perusahaan itu sendiri.
2. System tidak ada yang sempurna dan selalu berkembang menyesuaikan kebutuhan. Oleh karena itu perlu selalu dilakukan review secara periodik terhadap system yang berlaku.
   
3. Sehebat apapun system yang ada dan karena system di ciptakan oleh Manusia, maka Faktor utama yang dapat mensukseskan penerapan SOP tersebut adalah manusia-nya juga. Komitment dan ketegasan dalam menjalankan sebuah system itu yang diperlukan. Tentunya hal ini lebih ditujukan pada pemegang kendali/ key persons pada perusahaan. Manajemen berani bertindak tegas terhadap mereka yang melakukan penyimpangan terhadap penerapan system yang diberlakukan.
   
4. Berikan Punishment and Reward terhadap penerapan System SOP tersebut. Hal ini berlaku umum untuk semua karyawan perusahaan.
5. Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung penerapan SOP tersebut. Manajemen tidak boleh menutup mata akan hal ini, tentunya penerapan system adalah cost, dampak langsung yang akan dirasakan manajemen. Sedangkan manfaat akan dirasakan tidak langsung saat itu juga melainkan pada masa mendatang dan mungkin tanpa terlihat secara fisik menfaat tersebut. Mungkin saja Manajemen perlu menyiapkan tambahan tenaga kerja bila diperlukan untuk urusan administrasi System tersebut.
6. Dokungan Manajemen untuk Penanggungjawab SOP sangat diperlukan dalam mensukseskan pelaksanaan SOP yang baik di lingkungan perusahaan.

Related Topic Link:

6 Langkah Jitu Mengimplementasikan Good Corporate Governance

Pengelolaan Town House

Apa dan Apa Standard Operating Procedure

Mengenal SOP dalam Perusahaan

Review SOP

SOP ditujukan untuk siapa …???

Pengelolaan Dokumen SOP

Sebuah System yang baik

SOP Secara Komputerisasi atau Manual Proses

Building Management dan SOP

SOP Pada Perusahaan Jasa Service